Umsetzung von Retrospektive-Maßnahmen fördern

Meiner Erfahrung nach kämpfen viele agile Teams mit folgendem Phänomen: In der gemeinsamen Retrospektive, z.B. zu einem Sprint in Scrum, gelingt es dem Team, einige interessante Maßnahmen zu identifizieren, welche die Arbeit als Team verbessern würden. Es herrscht am Ende eine sehr positive Stimmung zum Ergebnis der Retrospektive, das Team ist zuversichtlich, die gefundenen Retrospektive-Maßnahmen umsetzten zu können. In den darauffolgenden Tagen gewinnt dann wieder das Tagesgeschäft die Hoheit über das kollektive Gedächtnis des Teams, und so manche Maßnahme wird entweder gar nicht, oder nur halbherzig angegangen.

In diesem Artikel habe ich ein paar Ideen zusammengefasst, die helfen können, diesem Phänomen zu begegnen.

Unmittelbare Weiterverfolgung

Zunächst einmal ist es sehr sinnvoll, dem Team bei der unmittelbaren Weiterverfolgung zu helfen. In einem Scrum Team arbeite ich beispielsweise mit folgenden Ansätzen:

  • Visualisieren der zuletzt vereinbarten Retrospektive-Maßnahmen an zentraler Stelle im Team Raum, z.B. neben dem Scrum Board (ich gestalte in der Retrospektive meist ein Flipchart, das ich dann für diesen Zweck weiterverwende).
  • Ansetzen eines eigenen Agendapunkts im Sprint Planning, um Maßnahmen für Quick Wins auf das Scrum Board für den kommenden Sprint zu übernehmen (so wie ich das mit Teams, die auch Wartungsverantwortung haben, mit Bug-Tickets mache, z.B. in einer eigenen Zeile am Scrum Board).
  • Übernahme der umfangreicheren Verbesserungsmaßnahmen in ein eigenes Improvement Backlog, aus dem das Team dann in jedem Sprint die Maßnahmen mit der höchsten Priorität zieht.

Langfristige Weiterverfolgung

Über diese Hilfestellungen für die kurzfristige Verfolgung von Retrospektive-Maßnahmen hinaus greife ich situationsabhängig auf einige weitere Werkzeuge zurück, welche helfen sollen, die Umsetzung von Maßnahmen langfristig sicherzustellen.

Große Bandbreite von Haltungen

Zuvor möchte ich jedoch ein paar grundsätzliche Gedanken zu möglichen Grundhaltungen eines Agilen Coachs zum Thema Maßnahmenverfolgung aussprechen. In meiner Praxis bin ich auf dazu auf ein großes Spektrum gestoßen, dessen Enden sich pointiert etwa so ausdrücken lassen:

  • Als z.B. Scrum Master bin ich dafür zuständig, dass einmal beschlossene Retrospektive-Maßnahmen auch tatsächlich umgesetzt werden. Ich führe daher eine Todo-Liste, mit der ich das Team regelmäßig konfrontiere.
  • Das Team ist selbst für die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen verantwortlich. Wenn eine Maßnahme nicht umgesetzt wird, aber das zu Grunde liegende Problem dem Team weiter Schmerzen verursacht, wird es jemand in einer zukünftigen Retrospektive wieder aufwerfen.

Zu welcher Seite dieses Spektrums ich als Agiler Coach tendiere, hat aus meiner Sicht einerseits mit meiner Grundhaltung als Coach zu tun, andererseits hängt diese Tendenz auch mit dem Reifegrad des unterstützten Teams zusammen: Je reifer das Team, desto mehr würde ich die Umsetzung von Retrospektive-Maßnahmen der Selbstorganisation des Teams überlassen.

Wiedereinbringen in die Retrospektive

Als zentrales Werkzeug zur langfristigen Unterstützung der Maßnahmenumsetzung verwende ich das Wiedereinbringen der vereinbarten Maßnahmen in eine Folge-Retrospektive. Je nach Reifegrad des Teams ist mein Werkzeug dabei unterschiedlich bestückt.

Immer als Teil der Einleitung

Für eine sehr engmaschige Verfolgung der Maßnahmenumsetzung werfe ich mit dem Team in jeder Retrospektive als Teil der Einleitung einen Blick auf die beschlossenen Maßnahmen aus der letzten Retrospektive. Dabei gibt es keine Diskussion oder Bewertung durch das Team, der Blick dient lediglich als möglicher Input für die eigentliche Retrospektive.

 

Poster-Ausstellung mit vergangenen Retrospektive-Maßnahmen als Methodenbaustein

Ab und zu als Methodenbaustein in Phase Set The Stage

Eher im Sinne eines Sanity-Checks konfrontiere ich das Team z.B. in jeder fünften Retrospektive mit den beschlossenen Maßnahmen aus den letzten fünf Retrospektiven. Dazu mache ich in der Phase Set The Stage (vergleiche die Phasen einer Retrospektive im Buch Agile Retrospectives von Derby/Larsen) beispielsweise eine Posterausstellung mit den Maßnahmen-Flipcharts aus diesen Retrospektiven. Das Team durchwandert dann paarweise diese Flipcharts und diskutiert den Umsetzungsstands an Hand von Leitfragen wie „Wo sind wir gut unterwegs?“, „Wo gibt es noch viel zu tun?“ „Was brennt uns immer noch unter den Nägeln?“. Damit sind gute Voraussetzungen dafür geschaffen, dass das Team dahindümpelnde Maßnahmen in späteren Phasen der Retrospektive mitdenkt.

Spezial-Retrospektive zu Maßnahmenumsetzung

Wenn ich den Eindruck habe, dass die Umsetzung von Retrospektive-Maßnahmen im Team sehr oft unter die Räder kommt, mache ich eine Retrospektive mit dem Fokusthema Maßnahmen-Umsetzung. Ich verwende dazu ebenfalls die oben beschriebene Posterausstellung, allerdings bekommt das Team dafür mehr Zeit, um die Maßnahmenumsetzung im Sinne des Sammelns von Fakten in der Phase Gather Data zu bearbeiten. In der anschließenden Phase Generate Insights soll das Team dann darüber nachdenken, warum die Umsetzung mancher Maßnahmen gut klappt, andere hingegen liegen bleiben, und welche Schlüsse daraus gezogen werden können.

Fazit

Identifiziert das Team in der Retrospektive eine Verbesserungsmaßnahme, ist das ein erster wichtiger Schritt. Schwieriger ist es oft, dass das Team diese Maßnahme auch tatsächlich umsetzt. Der Agiler Coach kann das Team dabei mit einer Reihe unterschiedlicher Werkzeuge unterstützen, die dessen Reifegrad berücksichtigen. In diesem Artikel habe ich einige dieser Werkzeuge beispielhaft beschrieben.

Welche Beobachtungen machen Sie mit Ihren Teams zur Umsetzung von Retrospektive-Maßnahmen? Wie unterstützen Sie Ihr Team? Ich freue mich über Rückmeldungen und Anregungen, schreiben Sie einen Kommentar zu diesem Artikel!

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