Online-Meetings effektiv gestalten

Bei der Gestaltung eines Online-Meeting sind ähnliche Dinge wichtig wie bei der Gestaltung eines Präsenz-Meetings. Wenn du dabei sorglos vorgehst, sind allerdings die negativen Auswirkungen noch viel deutlicher spürbar. In diesem Artikel habe ich ein paar Anregungen aus meiner Praxis für effektive Online-Meetings zusammengesammelt.

Viele von uns sind durch die aktuelle Krise auf einmal gefordert, Besprechungen und Workshops im virtuellen Raum abzuhalten. Und das ist alles andere als einfach.

Ich habe die letzten beiden Wochen genutzt, um mich zu diesem Thema mit Kollegen auszutauschen, vieles auszuprobieren und meine eigenen Erfahrungen zu reflektieren. Dabei ist mir aufgefallen, dass man bei der effektiven Gestaltung eines Online-Meetings im Wesentlichen auf die gleichen Dinge achten muss wie beim Abhalten eines Präsenzmeetings.

Im Folgenden habe ich acht Anregungen zusammengetragen, auf die du bei der Gestaltung deines nächsten Meetings im virtuellen Raum achten könntest. Du wirst herausfinden, dass nicht alle Tipps für jedes Meeting passen – nutze die Auflistung vielleicht eher als eine Checkliste, wenn du dein nächstes Online-Meeting vorbereitest.

(1) Gib Zeit zum Ankommen

Ermögliche es, den Teilnehmer:innen, im Online-Meeting anzukommen. Wie auch in der richtigen Welt, wird es dir passieren, dass Leute in das Meeting hetzen, mit den Gedanken noch ganz wo anders sind, oder kaum Zeit hatten, sich auf das Meeting vorzubereiten.

Achte beim Ankommen auf drei Ebenen (jeweils formuliert aus der Sicht der Teilnehmerin):

• Connect (Verbinden) des Teilnehmers zu sich selbst: Wie bin ich gerade hier? Was möchte ich aussprechen, damit ich hier nun gut arbeiten kann?
• Connect der Teilnehmer:innen zueinander: Wer ist sonst noch im Meeting? Was bewegt die anderen?
• Connect der Teilnehmerin zu den Inhalten des Meetings: Worüber sprechen wir heute? Was ist meine Erwartung an das Meeting? Wie werde ich zu einem Gelingen des Meetings beitragen?

Vielleicht kennst du in diesem Zusammenhang den Begriff des Check-In: Der Check-In versucht genau, diese drei Ebenen des Ankommens zu ermöglichen. Abhängig von der Zeit, die du für das Online-Meeting zur Verfügung hast, kannst du als Moderator eine sehr kurze Sequenz machen (z.B. jede Teilnehmerin spricht einen Satz zu einer Frage auf jeder der drei Ebenen), oder auch etwas ausführlicher arbeiten (z.B. in Kleingruppen mit begleitender Visualisierung auf virtuellen Sticky-Notes – siehe auch Anregung 5).

(2) Kläre die Rolle des Moderators

Ein effektiv geführtes Online-Meeting braucht aus meiner Sicht jedenfalls die eingeführte und von allen akzeptierte Rolle des Moderators.

Mit eingeführt meine ich, dass festgelegt ist, wer das Online-Meeting moderiert. Diese Festlegung sollte bereits mit ausreichendem zeitlichen Abstand vor dem Meeting erfolgen. Damit bekommt die Moderatorin genügend Zeit, das Meeting vorzubereiten und mit den potentiellen Teilnehmern in Kontakt zu treten (um z.B. über die Agenda oder technische Anforderungen zu informieren).

Akzeptiert bedeutet, dass alle Beteiligten (also die Teilnehmer und auch der Moderator selbst) mit den Verantwortlichkeiten des Moderators einverstanden sind. Die Verantwortlichkeiten sind jene Aufgaben, deren Erfüllung vor dem und im Meeting vom Moderator erwarten darf. Beispiele für diese Verantwortlichkeiten sind:

• Lädt die notwendigen Teilnehmer zum Meeting in.
• Informiert die Teilnehmer vorab über die geplanten Inhalte des Meetings.
• Ersucht die Teilnehmer um notwendige Vorbereitungsarbeiten für das Meeting.
• Informiert die Teilnehmer über die für das Meeting verwendete technische Infrastruktur (z.B. Link zum eingesetzten Videokonferenz-System, Notwendigkeit eines Kamerabilds von jeder Teilnehmerin, Werkzeuge zur begleitenden Visualisierung).
• Erstellt die Agenda und den zeitlichen Ablaufplan für das Meeting.
• Steuert die Gesprächsführung im Meeting (d.h. erteilt und entzieht nötigenfalls auch das Wort).
• Unterstützt das Meeting durch begleitende Visualisierung von Erkenntnissen und Ergebnissen.

Für die Erreichung einer solchen Akzeptanz ist es aus meiner Erfahrung am besten, wenn die Rolle des Moderators in deiner Organisation klar herausgearbeitet wird und die Verantwortlichkeiten an einem gemeinsamen, für alle einsichtigen Ort niedergeschrieben sind.

Für den Moderator eines Meetings selbst ist diese Rollenklarheit etwas sehr entlastendes. Wenn ich weiß, dass diese Verantwortlichkeiten (und auch die damit verbundene Autorität) mit meiner Rolle verbunden und von allen anerkannt sind, kann ich sie viel natürlicher und kräftiger wahrnehmen (insbesondere z.B. auch dann, wenn hierarchisch Ranghöhere oder Gleichgestellte im Meeting teilnehmen).

(3) Vereinbare klare Spielregeln

Eigentlich sollten wir das ja auch am Beginn eines physischen Meetings immer wieder mal tun: Klären wir die Regeln, bevor wir das Spiel beginnen!

Im Online-Meeting stehen die meisten von uns vor der Situation, dass sie in einem Spiel mitmachen sollen, dass sie noch nicht so oft gespielt haben, in dem also viele neue und ungewohnte Situationen auf uns warten. Damit wird das oben geäußerte „sollte“ aus meiner Sicht zu einem Muss!

Einige Vorschläge für solche Regeln sind jenen für physische Meetings sehr ähnlich (Regeln, die direkt an die Teilnehmer:innen appellieren, habe ich kursiv geschrieben):

• Lass einen Teilnehmer zu Ende sprechen, bevor du selbst deinen Gedanken äußerst.
• Versuche zuzuhören, um die andere Teilnehmerin zu verstehen, und arbeite nicht in Gedanken bereits an deiner Gegendarstellung.
• Baue auf den Beiträgen auf, die andere Teilnehmer:innen einbringen. Dann kann Neues entstehen, dass uns weiterbringt.

Andere Vorschläge wiederum gehen auf die besonderen Rahmenbedingungen von Online-Meetings ein:

• Schalte deine Videokamera ein, damit wir uns alle besser wahrnehmen können. (Darauf komme später nochmal genauer zurück).
• Verwende nach Möglichkeit Computer-Audio statt einer Telefon-Schaltung. Die Audio-Qualität ist um Längen besser.
• Schalte dein Mikrofon grundsätzlich auf stumm und schalte es nur an, wenn du gerade sprichst. Damit vermeidest du, dass alle Co-Teilnehmer:innen deine Hintergrundgeräusche mithören (müssen).
• Verwende einfache Handgesten, um deinen Co-Teilnehmer:innen etwas zu signalisieren. (z.B. Hand heben für ich möchte sprechen, Daumen nach oben/unten/seitwärts für Zustimmung/Ablehnung/Enthaltung, beide Hände nach oben und schüttelnd für Applaus). Wichtig finde ich es hier, nur ein paar wenige Gesten einzuführen, um die Teilnehmer:innen nicht zu überfordern.

Wenn du mit begleitender Visualisierung arbeitest (siehe Anregung 5), bietet es sich an, die vereinbarten Spielregeln auch im Visualisierungs-Tool präsent zu halten, beispielsweise als eigenständiges virtuelles Whiteboard.

(4) Begünstige die fokussierte Anwesenheit

Du kennst das vermutlich aus manchem Präsenz-Meeting: Teilnehmer kommen mit dem aufgeklappten Laptop und dem Mobiltelefon in der Hand ins Sitzungszimmer und sind gefühlt nur zu 20% anwesend. Mit den restlichen 80% ihrer mentalen Energie versuchen sie parallel andere wichtige Dinge zu erledigen.

Mit einen ähnlichen Phänomen wirst du vermutlich ab und an auch in einem Online-Meeting konfrontiert sein. Nur dass es dort für die Teilnehmer:innen noch viel einfacher ist, bewusst oder unbewusst vom Meeting wegzudriften und anderen Tätigkeiten nachzugehen.

Auch hier helfen ein paar weitere Spielregeln, die du zu Beginn des Meetings mit deinen Teilnehmer:innen vereinbarst (Regeln, die direkt an die Teilnehmer:innen appellieren, habe ich kursiv geschrieben):

• Schalte deine Videokamera an. Das hatten wir in der letzten Anregung schon. Hier kommt noch ein zweites Argument: Wenn ich die Kamera eingeschaltet habe, sehen alle anderen, was ich gerade tue, und wie präsent ich gerade im Meeting bin. Das macht einen Unterschied!
• Verwende als Moderator ein Videokonferenz-Tool, in dem jede Teilnehmerin eine Ansicht auswählen kann, über die sie die Kamerabilder *aller* anderen Teilnehmer:innen sehen kann. Es ist für die eigene Wahrnehmung des Meetings ein riesiger Unterschied, ob ich nur ein Videobild des aktuell sprechenden Teilnehmers sehe, oder die Videobilder aller Teilnehmer:innen. Probiere es aus, du wirst es nie mehr anders haben wollen.
• Schalte bitte mögliche Störquellen während des Meetings ab. Stelle beispielsweise dein Mobiltelefon stumm, schließe/minimiere alle anderen Anwendungen auf deinem Laptop und deaktiviere Pop-Up-Benachrichtigungen (wie z.B. aus deinem E-Mail-Programm, aus Slack oder aus MS Teams) für die Dauer des Online-Meetings.

Ohne Video. Versuche hier mal zu spüren, mit wem du da im Meeting bist.

(5) Visualisiere begleitend

Diese Anregung wird niemanden wundern, der mich und meine Workshops kennt. Ich bin ein leidenschaftlicher Verfechter von unterstützender Visualisierung, weil ich unzählige Male die Erfahrung gemacht habe, wie hilfreich diese für das gemeinsame Nachdenken ist.

Im Meeting- bzw. Workshop-Raum arbeite ich dabei bevorzugt mit analogen Mitteln; ich setze Flipcharts und Whiteboards ein, arbeite mit Sticky-Notes, lasse Teilnehmer:innen selbst zeichnen und schreiben, verwende sämtliche freie Wände im Meeting-Raum. Der Vorteil: Alle Information, die generiert wird, bleibt im Raum sichtbar, bis der Workshop beendet wird (und manchmal sogar darüber hinaus).

Im virtuellen Raum ist das nicht ganz so einfach, jedoch alles andere als unmöglich. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von einfachen Online-Tools, die das gemeinsame visuelle Arbeiten sehr gut unterstützen.

Ich präferiere dabei Werkzeuge, die intuitiv zu bedienen sind und einem gemeinsam genutzten, analogen Whiteboard am nächsten kommen, beispielsweise MURAL oder miro.

Und ganz wichtig: Das Visualisierungs-Tool sollte nicht nur dir als Moderator zur Verfügung stehen. Die Teilnehmer:innen sollten darin auch selbst aktiv werden können (zeichnen, Sticky-Notes verfassen, …).

Hier ein paar Anregungen, was du begleitend visualisieren (lassen) könntest:

• Agenda: Erstelle ein einfaches Zettel-Board mit drei Spalten „geplant“, „in Arbeit“, „erledigt“. Schreibe jeden Agenda-Punkt auf eine eigene Sticky-Note und verschiebe die Zettel im Laufe des Meetings zwischen den Spalten. Weise dabei die Teilnehmer:innen deines Online-Meetings immer wieder darauf hin, wo ihr gerade steht und mache auch transparent, wenn das Meeting zeitlich in Verzug gerät. Damit teilst du die Verantwortung für das Einhalten des Zeitrahmens ganz automatisch mit allen Teilnehmer:innen!
• Arbeitsaufträge: Wenn du in deinem Meeting workshopartig arbeitest und immer wieder Arbeitsaufträge an die Teilnehmer:innen ausgibst, visualisiere diese Arbeitsaufträge, in dem du eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung visualisierst. Im Online-Meeting ist es noch viel leichter, Arbeitsaufträge anders zu interpretieren, als zu sie eigentlich meinst. Visualisierung hilft hier ungemein.
• Erkenntnisse: Wenn du in einem Gruppenprozess eine gemeinsame Diskussion moderierst, halte die wesentlichen Ideen / Erkenntnisse / Einwände auf Sticky-Notes fest und lasse alle Teilnehmer:innen an der so entstehenden Gedanken-Tapete teilhaben. So förderst du das gegenseitige Aufbauen der Teilnehmer:innen auf Beiträgen anderer und hast am Ende des Online-Meetings auch gleich eine Dokumentation der Schlüsselgedanken.
• Lasse die Teilnehmer:innen aktiv mitarbeiten: Ermuntere die Teilnehmer:innen, selbst ihre Gedanken / Beiträge auf einem gemeinsamen Whiteboard zu visualisieren. Lasse sie gemeinsam auf diesem Whiteboard clustern und priorisieren. Das funktioniert online fast noch besser als physisch, denn man steht sich nicht gegenseitig im Weg 🙂

Beispiele für begleitende Visualisierung: Fragen für das Check-In, die (laufend aktualisierte) Agenda, Festhalten von nächsten Schritten / Ergebnissen.

(6) Ermögliche die Partizipation aller

Wir beobachten in Meetings sehr oft eine 80/20 Verteilung der Sprechzeit unter den Meeting-Teilnehmer:innen: 20% der Teilnehmer beanspruchen 80% der gesamten Sprechzeit in Meetings.

Wie kannst du diesem dysfunktionalen Phänomen als Moderator begegnen? Nachfolgend zwei Ideen, jeweils gleich auch mit dem Versuch, die Idee in den virtuellen Raum zu übertragen:

Kreisgespräch

Ich arbeite sehr gerne mit dem Format des Kreisgesprächs:

• Im physischen Raum sitzen dabei alle Teilnehmer:innen im (berüchtigten 😉 Stuhlkreis, um sich möglichst gleichwertig begegnen zu können.
• Wenn das Gespräch schnell und /oder emotional wird, führe ich einen Redestab (Talking Stick) ein, um das Gespräch bewusst zu verlangsamen. Nur wer den Redestab in der Hand hat, darf das Wort erheben, alle anderen hören so lange zu, bis der Redestab wieder frei wird.
• Wenn ich als Moderator möchte, dass jede Teilnehmerin sich zumindest einmal zu Wort meldet, lasse ich den Redestab im Uhrzeigersinn reihum im Kreis gehen. Damit schaffe ich es z.B., dass jede Teilnehmerin am Beginn eines Meetings schon einmal die Stimme erhoben hat und sich damit gleich viel mehr als Teil des Gruppe fühlt.

Du kannst die Idee des Kreisgesprächs sowie des Redestabs recht einfach in den virtuellen Raum übertragen:

• Wenn du ein begleitendes Visualisierungs-Tool einsetzt, kannst du darin einen Stuhlkreis abbilden, in dem du eine Sticky-Note für jeden Teilnehmer machst und sie dann kreisförmig anordnest. So weiß dann jede Teilnehmer:in, wer heute im virtuellen Raum der linke / rechte Sitznachbar ist.
• Den Redestab kannst du ganz einfach simulieren, in dem du eine ganz einfache Nominierungs-Regel einführst: Wenn jemand seinen Beitrag zu Ende gesprochen hat, nominiert er die nächste Teilnehmer:in, die zu Wort kommen soll. (Damit machst du gleichzeitig jede Teilnehmer:in auch dafür mitverantwortlich darauf zu achten, wer aller signalisiert, dass er etwas sagen möchte.)
• Ein Sprechen reihum im Uhrzeigersinn ermöglichst du, in dem du mit der oben angeführten Sitzkreis-Skizze arbeitest. Am besten lässt du auch hier jede Teilnehmer:in selbst das Wort an den Sitzkreis-Nachbarn weiterreichen.

Mischung unterschiedlicher Sozialformate

Viele Teilnehmer:innen eines Meetings haben aus unterschiedlichen Gründen Hemmungen, im Plenum ihre Gedanken zu äußern: Der Chef hat sich bereits mit einer anderen Meinung positioniert; man hat Angst, sich mit dem eigenen Gedanken vor allen zu blamieren, man denkt, den eigenen Gedanken müssten eigentlich schon alle kennen, …

Du kannst diesem Phänomen recht einfach damit begegnen, in dem du die Teilnehmer:innen immer wieder in anderen Sozialformaten arbeiten lässt.

• Du kannst beispielsweise alle bitten, sich 5 Minuten in Stille die eigenen Gedanken auf (virtuelle) Sticky-Notes zu notieren.
• Du kannst Teilnehmer:innen zu Paaren, Triaden oder Vierergruppen zusammenbitten, um sich (zunächst) getrennt Gedanken zu einer wichtigen Frage zu machen.
• Du kannst anschließend die entstandenen individuellen oder Gruppenergebnisse plenar sammeln, clustern & priorisieren. Und es gibt eine Vielzahl von partizipativen Gruppenprozessen, die solche Sozialformate miteinander zu etwas größerem Ganzen kombinieren, schau dir dazu beispielsweise die Methode 1-2-4-all der Liberating Structures an.

Jetzt stellst du dir vielleicht die Frage, wie das in einem Online-Meeting funktionieren soll:

• Individuelles Arbeiten in Stille klappt auch im virtuellen Raum ausgezeichnet. Du kannst hier wieder gut unterstützen, in dem die Teilnehmer:innen ihre Sticky-Notes in einem von dir bereitgestellten Visualisierungs-Tool erstellen lässt. Das ermöglicht dann auch sehr gut ein gemeinsames Clustern und Priorisieren.
• Wenn Teilnehmer:innen zwischendurch den Plenarraum verlassen, um in kleinere Sozialformen auseinanderzugehen, heißt das in der Sprache der Videokonferenz-Tools, sogenannte Breakout Rooms zu nutzen: Du startest mit allen Teilnehmer:innen deines Meetings im Hauptraum (Plenarraum). Im Laufe des Meetings kannst du die Teilnehmer:innen dann für eine von dir festgelegte Zeitspanne in eine beliebige Anzahl von Gruppenräumen verteilen. Nach Ablauf dieser Gruppen-Phase (z.B. für ein Arbeiten in Paaren oder Vierergruppen) werden alle Teilnehmer:innen vom Videokonferenz-Tool automatisch wieder in den Hauptraum zurückgeholt. Wenn du die Freiheit hast, dein bevorzugtes Videokonferenz-Tool selbst zu wählen, empfehle ich dir Zoom; mit dessen Breakout Rooms habe ich bisher sehr gute Erfahrungen gemacht. Wenn du diese Freiheit nicht hast, und dein Videokonferenz-Tool keine Breakout Rooms unterstützt, kannst du Breakout Rooms auch gut simulieren: Konfiguriere einfach weitere parallele virtuelle Meeting-Räume und bitte die Teilnehmer für das Arbeiten in Paaren oder Kleingruppen vom Plenarraum in einen der vorbereiteten anderen virtuellen Meetingräume (Gruppenräume) zu wechseln. Im zweiten Fall braucht es halt die Disziplin der Teilnehmer:innen, am Ende des vereinbarten Zeitintervalls selbständig wieder zurück in den Plenarraum zu wechseln.

(7) Arbeite mit Time Boxes

Immer wieder passiert es in physischen Meetings, dass Teilnehmer:innen sich in Details verbeißen oder die ursprünglich geplanten Themen verlassen werden (Topic Hijacking – jemand vereinnahmt ein Meeting-Thema, um darin etwas ganz anderes zu besprechen; Topic Creep – langsam aber stetig bewegt sich das Gespräch immer mehr vom eigentlich angesetzten Thema weg). Das ist in Online-Meeting leider nicht anders (Überraschung ;-).

Jedoch gibt es sowohl für den physischen wie für den virtuellen Raum ein paar einfache Kniffe, die du einsetzten kannst, um diese Phänomene zu reduzieren:

• Sorge für eine für alle Teilnehmer:innen zu jedem Zeitpunkt des Meetings sichtbare Agenda (siehe Anregungen zur Visualisierung): Damit ist jeder Teilnehmerin klar, was in dem aktuellen Meeting geschafft werden sollte, und es wird somit für alle Teilnehmer:innen recht schnell transparent, wenn z.B. Topic Hijacking oder Topic Creep gerade in Aktion sind und die Zeit davonläuft.
• Arbeite mit Time Boxes: Mach für alle Teilnehmer:innen transparent, wie viel Zeit du für jeden Agenda-Punkt vorgesehen hast. Du kannst das z.B. machen, in dem du auf die Sticky-Notes der Agenda auch jeweils die dafür geplanten Zeit draufschreibst.
• Visualisiere die für den aktuellen Agendapunkt noch verfügbare Zeit in einer für alle Teilnehmer stets sichtbaren Weise. Im virtuellen Raum bieten einige Visualisierungs-Tools eine solche Timer-Funktion. Du kannst dir aber auch ganz einfach damit behelfen, dass du z.B. einen elektronischen Timer über Screen Sharing für alle sichtbar machst, oder in dem du in deinem Video-Bild einen analogen Timer (wie z.B. den Time Timer) sichtbar machst.

8) Sorge für Pausen

Nicht zuletzt gilt für den virtuellen Raum wie für den physischen Raum: Gönne den Teilnehmer:innen regelmäßig Pausen. Als Daumenregel habe ich mir zurechtgelegt: Alle 50 Minuten 10 Minuten Pause. Einen guten Überblick, wie eine ideale Pause aussieht, kannst Du dir in diesem zweiminütigen Video von Daniel Pink holen.

Wie du diese ideale Pause in den virtuellen Raum holst? Da hast du sicher selbst viele spannende Ideen. Ich freue mich, wenn du mir davon berichtest.

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Ich bedanke mich an dieser Stelle sehr herzlich bei meinen Kollegen von der Remote Work Alliance (Eric Hofmann, Bernhard Ibertsberger, Oliver Perner, Philipp Pichler, Andreas Schobesberger, Esther Schramm) für die tolle gemeinsame Arbeit des Zusammentragens und Experimentierens in den letzten beiden Wochen, aus der einige der Anregungen aus diesem Artikel entstammen.