Mit großen Gruppen digital arbeiten

In den letzten Monaten hatten wir zusehends die Gelegenheit, auch große Gruppen bei ihrer Zusammenarbeit im virtuellen Raum zu begleiten. Dabei haben wir insbesondere versucht, für uns Antworten auf die folgenden beiden Fragen zu finden:

• Wie kann es auch im virtuellen Raum gelingen, viele Menschen miteinander ins Gespräch zu bringen?
• Wie kann im virtuellen Raum so etwas wie ein Gefühl der Nähe entstehen?

Im Folgenden teilen wir mit dir unsere Überlegungen & Erkenntnisse zu vier Events, die wir als Gastgeber begleiten durften.

sozKom Come-Together

Mitarbeiter:innen-Tag, 5h, 70 Personen

Die sozKom GmbH & Co KG ist ein Sozialunternehmen im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe mit Teams in der gesamten Steiermark. Es ist bei sozKom eine Tradition, dass sich alle Mitarbeiter:innen zumindest einmal jährlich persönlich begegnen, um sich auszutauschen und gemeinsam am Wir des Unternehmens zu arbeiten.

Bedingt durch die Pandemie wurde es im Frühjahr zunächst auf den Herbst verschoben. Als dann klar wurde, dass auch im Herbst die Rahmenbedingungen für ein Präsenz-Event nicht passen werden, war für den Leitungskreis klar: Eine nochmalige Verschiebung kommt nicht in Frage, wir haben den Mut, den Come-Together im virtuellen Raum abzuhalten!

Bei der Konzeption des Tages war es wichtig, eine gute Balance zu finden zwischen dem Teilen von Informationen mit allen Mitarbeiter:innen und der Möglichkeit, die Kolleg:innen niederschwellig miteinander ins Gespräch zu bringen.

Bewährt haben sich im Rückblick

• die sehr abwechslungsreiche Bearbeitung der Informationen in Teil 1 der Veranstaltung: Leichtfüßige Aufbereitung der Informationen an Hand von vorbereiteten Videos, interaktives “Verdauen” der Informationen in unmittelbar anschließender Kleingruppenarbeit;

• die Marktplatz-Struktur im Teil 2 der Veranstaltung: Die Mitarbeiter:innen konnten aus einem großen Angebot an unterschiedlichen Themen auswählen. Jedes Thema wurde in sehr interaktiver Form von ein oder mehreren Freiwilligen gestaltet und moderiert. Die Mitarbeiter:innen konnten zwischen den meisten Themen nach eigenem Ermessen wechseln (Hop-On, Hop-Off);

• eine Generalprobe mit allen Mitgestalter:innen einige Tage vor der Veranstaltung, in dem es gelungen ist, Ängste und Ungewissheiten im Umgang mit den digitalen Medien (Videokonferenz, Visualisierungswerkzeuge) abzubauen;

• dass Gregor die gesamte technische Moderation (Videokonferenz, Breakout-Räume, Visualisierung in MURAL) vorbereitet und durchgeführt hat und die Mitgestalter:innen somit ganz für die inhaltliche Arbeit freigespielt waren.

Für das nächste mal berücksichtigen würden wir

• die Erkenntnis, dass die Vorbereitung für die Online-Veranstaltung sehr intensiv und mit deutlich mehr Arbeit verbunden war als eine vergleichbare Präsenzveranstaltung. In den letzten Tagen vor dem Event waren alle Mitwirkenden sehr gefordert.

Freiräume 2020

Unconference, 2 Tage, 160 Personen

Die Freiräume sind Österreichs größtes Event zu neuen Organisations- und Arbeitsformen. Typischerweise treffen sich etwa 350 Personen in einer Mischung aus vorgegebenen (z.B. Keynotes und Pionierstationen) und spontan entstehenden Formaten (z.B. Open Space und kollegiale Beratung). Sämtliche Formate sind von hoher Partizipation geprägt, die Freiräume verstehen sich als Mitmach- und Mitgestaltungskonferenz. Teilnehmer:innen berichten regelmäßig von der besonderen Nähe und Verbundenheit, die sich auf den Freiräumen einstellt.

Gregor veranstaltet und moderiert die Freiräume seit ihrer Gründung 2016 gemeinsam mit seiner Kollegin Manuela Grundner.

Für 2020 waren die Freiräume zunächst für den Juni als Präsenzformat geplant. Aufgrund der Pandemie entschieden sich die beiden zunächst, den Präsenztermin in den Herbst zu verschieben, und im Juni stattdessen zwei dreistündige Kurzformate im digitalen Raum zu veranstalten. Dabei konnten sie erste wertvolle Erfahrungen zur partizipativen Online-Arbeit mit sehr großen Gruppen sammeln.

Als dann im Spätsommer klar wurde, dass auch im Herbst an eine große Präsenzveranstaltung nicht zu denken war, entschieden sie sich, die Freiräume 2020 an vollen zwei Tagen im virtuellen Raum abzuhalten. Als besondere Herausforderung galt es, das von den Teilnehmer:innen so geschätzte Gefühl von Nähe und Verbundenheit auch online entstehen zu lassen.

Bewährt haben sich im Rückblick

• die interaktive Gestaltung der beiden Keynotes, beispielsweise mit eingeschobenen Reflexionssequenzen, in denen die Teilnehmer:innen das gerade Gehörte in Kleingruppen verarbeiten konnten, oder das Erzeugen von aktuellen Stimmungsbildern mit dem Online-Tool Mentimeter);

• die Live Graphic Recording der Keynotes durch Anita Berner und die anschließende Kommentierung des entstandenen Bildes durch sie;

• der durchgängige Einsatz von Visualisierung in der Rahmen-Moderation von Manuela und Gregor; damit hatten die Teilnehmer:innen immer einen guten Überblick über die nächsten Angebote zum Mitmachen und Mitgestalten;

• die von den Teilnehmer:innen gebildeten Kleingruppen zur laufenden Reflexion des Gehörten und Erlebten; die Kleingruppen blieben über die beiden Tage konstant und boten so die wiederkehrende Möglichkeit mit bereits vertrauten Menschen über das Erlebte zu sprechen;

• das an jede:n Teilnehmer:in per Post versendete Teilnehmer-Paket; jedes Paket war gefüllt mit Dingen zum Angreifen und Verwenden währen der digitalen Unconference (z.B. ein graphisch aufwendig gestaltetes Notizheft, ein Set mit Legosteinen für die Arbeit in den Reflexionsgruppen, Nasch- und Nahrhaftes, ein Fläschchen Cider zum Anstoßen am Ende des ersten Konferenztages);

• die virtuellen Kaffeehäuser in Form von stets geöffneten Breakout Rooms; damit gab es stets die Möglichkeit für die Teilnehmer:innen, sich spontan zu verabreden; besonders am Ende der beiden Konferenztage wurden sie gut genutzt.

Für das nächste mal berücksichtigen würden wir

• die Erkenntnis, dass ganztägige Veranstaltungen im Online-Raum noch viel anstrengender sind als vergleichbare Präsenz-Events. Wir daher noch deutlich mehr Pausen einplanen und die Teilnehmer:innen ermutigen, in den Pausen auch ganz was anderes zu machen, z.B. spazieren zu gehen.

Meetup Innovation & Agile Austria

Community Event, 3h, 50 Personen

Das Meetup Innovation & Agile Austria ist von Oliver Perner ins Leben gerufene Plattform, auf der regelmäßig von unterschiedlichen Hosts Kurzveranstaltungen von und für die Agile Community in Österreich abgehalten werden.

Im November haben Bernhard und Gregor zusammen mit Oliver den erstmals seit 3 Jahren wieder aktualisierten Scrum Guide zum Anlass genommen, mit Interessierten aus der Community gemeinsam die Änderungen in diesem für die Community sehr wichtigen Dokument selbst zu erschließen.

Bewährt haben sich im Rückblick

• das Konzept, die Änderungen am Scrum Guide nicht in einer Präsentation vorzustellen, sondern sich die Änderungen in partizipativen Formaten (World Café, Stationenbetrieb) gemeinsam mit allen Teilnehmer:innen selbst zu erarbeiten;

• der Einsatz von Breakout Rooms, zwischen denen die Teilnehmer:innen je nach Interesse an den darin bearbeiteten Themen selbst jederzeit wechseln konnten;

• die Verwendung von MURAL für das visuelle Erarbeiten der Änderungen am Scrum Guide, sowie für das Sammeln der Erkenntnisse dazu, warum die Änderungen gemacht wurden und wie sie sich wohl in Zukunft auswirken werden.

Für das nächste mal berücksichtigen würden wir

• dass die drei Stunden Zeit zu knapp bemessen waren, um gut zu vergemeinschaften, was die einzelnen Gruppen an zentralen Änderungen im Scrum Guide herausgearbeitet haben;

• dass bei Meetup-Formaten damit zu rechnen ist, dass Teilnehmer das Meetup nicht bis zum Ende besuchen, sondern auch mal nur eine gewisse Zeit dabei sind. Manche Gesprächsformate vertragen eine solche Fluktuation besser als andere.

Open Space Agility Event

Agile Organisationsentwicklung, 4 Halbtage, 60 Personen

Bernhard und ich begleiten seit knapp zwei Jahren eine Abteilung eines Technologieunternehmens, das von großen Umbrüchen in seiner Branche gefordert ist, bei der Organisationsentwicklung.

Wir orientieren uns dabei stark am sehr partizipativen Ansatz von Open Space Agility (OSA). In regelmäßigen Großgruppenveranstaltungen, den OSA Events, werden alle Teilnehmer:innen der Organisation eingeladen, gemeinsam konkrete Ideen für die nächsten Schritte der organisationalen Veränderung zu erarbeiten. Im unmittelbar anschließenden Lernkapitel experimentiert die Organisation mit diesen Ideen und lernt daraus: Was bewährt sich? Wofür braucht es andere Lösungen? Mehr Informationen zu diesem Ansatz findest du in unserem Blog Artikel zu Open Space Agility.

Nach zwei OSA Events im Jahr 2019 sollte es eigentlich den dritten Event im Frühling 2020 geben. Es wurde jedoch von der Pandemie und die durch die von ihr beschleunigten Branchenumbrüche dahingerafft. Im Spätherbst hat der Abteilungsleiter (in seiner Rolle als Sponsor) zusammen mit dem OSA Begleitteam (Vertreter:innen aus allen Einheiten der Abteilung über alle Hierarchiestufen hinweg) den Entschluss gefasst, den dritten OSA Event noch in 2020 abzuhalten, und zwar online.

Bernhard und Gregor haben daraufhin in enger Zusammenarbeit mit dem OSA-Begleitteam ein Design für das Online OSA Event entwickelt, das zu einem an die aktuellen Umwälzungen angepassten Leitthema die Bearbeitung folgender Fragen ermöglichen sollte:

• Was lernen wir als Organisation aus den Experimenten des letzten Lernkapitels (der Zeitraum seit dem letzten OSA Event)?

• Was sind die Herausforderungen, die wir als Organisation in der nächsten Zeit zu bewältigen haben (insbesondere in Hinblick auf die massiven Umbrüche in unserer Branche)?

• Welche konkreten Ideen für hilfreiche Organisationsexperimente, die wir im nächsten Lernkapitel ausprobieren könnten, haben wir?

• Und welche dieser Ideen bringen wir tatsächlich an den Start (Auswahlentscheidung)?

Bewährt haben sich im Rückblick

• die Aufteilung der zwei Tage, die wir für ein Präsenzformat bisher vorgesehen hatten, auf vier Halbtage verteilt über eine Woche; diese Aufteilung hat einerseits zu (online) verdaubaren Happen geführt, andererseits gab es zwischen den einzelnen Halbtagen Zeit, das Erlebte setzen zu lassen;

• die von Bernhard und Gregor und angebotene visuelle Struktur für jede Open Space Session in Form von Template mit vier Perspektiven, die wir Dynamic Facilitation entlehnt hatten; die Teilnehmer:innen haben diese Strukturhilfe gut genutzt um den Gesprächsfluss zu visualisieren und dokumentieren;

• das von uns genutzte Fishbowl-Format zum Treffen der Auswahlentscheidung, welche der ausgearbeiteten Organisationsexperimente tatsächlich an den Start gebracht werden; im virtuellen Raum emulierten wir die Fishbowl, in dem alle Teilnehmer:innen, die gerade nicht am Gespräch teilnahmen, ihre Kamera ausmachten; das wahr sehr kräftig, in dem es eine starke Fokussierung auf das Gespräch im “Innenkreis” erzeugte;

• die von uns gewählte, zweiteilige Visualisierung des Open Space Marketplace: Wir haben zunächst einen Bereich geschaffen, in dem die Teilnehmer:innen die von ihnen geplanten Themen auf elektronischen Klebezetteln sammeln konnten – so entstand rasch ein erster Überblick; anschließend hat dann jeder Teilnehmer das von ihm im Sammlungsbereich eingeordnete Kärtchen vorgestellt und in einen ebenfalls vorbereiteten Session Raster eingeordnet (Zeitpunkt, Raum).

Für das nächste mal berücksichtigen würden wir

• die Erkenntnis, wie schwierig es in Zeiten von Home Office ist, die Kolleg:innen im Vorfeld des OSA Events zu erreichen; viele der typischen niederschwelligen Kommunikationsgelegenheiten wie das Gespräch am Gang, in der Kaffeepause, beim Mittagessen standen nicht zur Verfügung; und es hat sich einmal mehr gezeigt, wie viel an Reibungsverlusten entsteht, wenn man stärker auf schriftliche Kommunikation setzen muss.