Open Space Agility – Veränderung partizipativ gestalten

Ich beschäftige mich seit etwa einem Jahr mit Open Space Agility. Zunächst über Bücher darauf aufmerksam geworden, kann ich mittlerweile auf erste eigene Erfahrungen mit diesem Ansatz, Transformationen in Organisationen zu gestalten, zurückgreifen. Davon berichte ich in diesem Artikel.

Open Space Agility: Veränderung partizipativ gestalten

Was ist Open Space Agility?

Ich formuliere es mal in meinen eigenen Worten: Open Space Agility (OSA) ist ein Metaprozess für das Angehen eines Transformationsvorhabens, das auf klaren Prinzipien beruht:

  • Partizipation aller Menschen im Unternehmen: Jeder im Unternehmen kann Teil der Transformation werden, Ideen einbringen und an der Umsetzung der Ideen mitwirken.
  • Prinzip der Freiwilligkeit: Jeder im Unternehmen wird zur Partizipation an der Transformation eingeladen, es gilt jedoch das sehr wichtige Prinzip der Freiwilligkeit: Niemand muss teilnehmen, es ist die persönliche Entscheidung jedes Einzelnen.
  • Iteratives Vorgehen, Experimentieren, Lernen: Das Vorgehen ist iterativ und basiert auf der Idee des Experimentierens und raschen Lernens: Es wird nicht monatelang daran gefeilt, wie sich eine Organisation verändern muss, um geänderten Rahmenbedingungen gerecht zu werden, sondern es werden Organisationsexperimente definiert, ausprobiert und daraus Schlüsse gezogen: Was soll verstärkt werden? Wofür braucht es etwas anderes?
  • Im Kern steht das agile Manifest: Das agile Manifest bildet den Rahmen für Experimente, die definiert werden: Nur wenn ein Experiment mit den Prinzipien des agilen Manifests vereinbar ist, darf es durchgeführt werden.
  • Es gibt klare Rollen: Die für mich wichtigsten Rollen sind der Sponsor (hat die formale Macht, die Transformation ins Leben zu rufen und mit Ressourcen auszustatten), der Zeremonienmeister (begleitet den Prozess als Facilitator) sowie die informellen Leader (Menschen in der Organisation, die die Organisationsexperimente treiben und so informelle Führung übernehmen). Daneben definiert OSA noch formale Führungskräfte (müssen die Transformation mittragen), Stakeholder (alle von der Transformation Betroffene) die Teams (Gruppen von Menschen, die definierte Organisationsexperimente umsetzen) und die Coaches (bieten den Teams Hilfestellung bei der Umsetzung der Experimente an) als weitere Rollen.

Im folgenden Visual habe ich versucht, diesen Metaprozess darzustellen:

Open Space Agility: Überblick

Das Bild zeigt einen einzelnen Durchlauf, der in etwa 180 Tage, also ein halbes Jahr dauert. Er besteht aus folgenden Phasen bzw. Events:

  • Vorbereitung: In dieser Phase werden das Thema definiert, eine Einladung an alle Mitglieder der Organisation verfasst, die Führungskräfte an Bord genommen und das Thema in der Organisation ins Gespräch gebracht.
  • Open Space 1: In diesem Event treffen sich alle Mitglieder der Organisation, die der Einladung des Sponsors gefolgt sind. Es dreht sich um folgende zentrale Frage: Was sollten wir ausprobieren, was uns einer Lösung der im Thema formulierten Fragestellung näherbringt? Das Event besteht aus einem eintägigen Open Space (jeder kann Themen einbringen und mit Gleichgesinnten diskutieren und Ansätze für Experimente erarbeiten) und einer nachfolgenden Bewertung der emergierten Ideen für Organisationsexperimente. Ziel ist es, am Ende der beiden Tage ein, zwei Handvoll an Experimenten vorliegen zu haben, die unmittelbar nach dem Open Space 1 gestartet werden können.
  • Experimentieren: An den Open Space 1 schließen unmittelbar 100 Tage des Experimentierens und Lernens: Rund um die definierten Organisationsexperimente bilden sich Teams, die ausprobieren und lernen.
  • Open Space 2: Nach den ersten 100 Tagen des Experimentierens findet ein weiterer Open Space statt. In diesem Event geht es darum, gemeinsam aus den durchgeführten Experimenten zu lernen: Was hat sich bewährt und sollte verstärkt werden? Was soll in eine dauerhafte Veränderung der Organisation münden? Was hat sich nicht bewährt und braucht deshalb alternative Ideen?
  • Cool Down: An den zweiten Open Space schließt eine 30-tägige Abkühlungsphase. Die Organisation gibt sich darin Zeit, zu Ruhe und Klarheit über die Ergebnisse des zweiten Open Space zu kommen.

Danach können bei Bedarf und Interesse weitere Durchläufe dieses Metaprozesses anschließen.

Wie bin ich auf Open Space Agility gekommen?

Erstmals in Berührung kam ich damit vor etwa einem Jahr am Agile Coach Camp Austria. Dort gab es als Sponsor-Geschenk die Broschüre Open Space Agility kompakt für alle Teilnehmer. Ich habe die Broschüre noch während des Camps gelesen und war begeistert von der Grundidee, eine Organisationstransformation als partizipativen Prozess aufzusetzen.

Im Frühling 2019 erschienen gleich zwei Bücher zu Open Space Agility: Zum einen die deutschsprachige Übersetzung des Urwerks von Daniel Mezick, das die Autoren Joachim Pfeffer und Miriam Sasse um einen umfangreichen und sehr hilfreichen FAQ-Teil erweitert haben. Zum anderen das Buch Open Space Beta von Silke Hermann und Niels Pfläging. Die beiden haben die Ideen von Open Space Agility aufgegriffen und so abgeändert, dass im Kern des Metaprozesses nicht das Agile Manifest, sondern die etwas breiter gefassten Beta-Prinzipien stehen.

Ich habe die beiden Bücher durchgearbeitet und mit meinem Kollegen Bernhard Ibertsberger besprochen. Spätestens dann war uns beiden klar, dass wir Open Space Agility gerne in einem Transformationsprojekt anwenden möchten, das wir begleiten dürfen.

Eine erste Gelegenheit ist plötzlich da!

Ebenfalls im Frühling 2019 wurde ich eingeladen, die Transformation in einer Teilorganisation eines großen österreichischen Technologieunternehmens als Transformations-Coach zu begleiten. Die Teilorganisation hatte gute erste Erfahrungen mit einer Pilotierung von agilem Arbeiten gesammelt und wollte sich mit einer Verbreiterung von agilem Arbeiten beschäftigen.

In den ersten Gesprächen mit dem Leiter der Teilorganisation, sowie in einem ersten Workshop mit einer Runde von an der Transformation Interessierten hatte ich schnell den Eindruck erlangt, dass Open Space Agility ein sehr hilfreicher Ansatz für diese Transformation sein könnte. Bestärkt wurde ich in dieser Annahme in einem Sparring-Gespräch mit meinem Kollegen Bernhard Ibertsberger. Ich nahm mir daher ein Herz und stellte die Idee dem Leiter der Teilorganisation vor, der ohne zu zögern einwilligte, weiter nach OSA vorzugehen.

Im Folgenden beschreibe ich meine Erfahrungen mit Open Space Agility in diesem Transformationsvorhaben.

Vorbereitung des ersten OSA-Events

Die Vorbereitung des Open Space 1 erfolgte in der Runde der oben vorgestellten Interessierten, die vom Leiter der Organisationseinheit (ich nenne ihn im Weiteren den Sponsor) nominiert wurden.

Zunächst nannte sich dies Runde Transformationsteam, schnell kam jedoch aus der Runde der Impuls, dass dieser Name irreleitend sei, denn nach OSA wäre wohl die Gesamtheit aller freiwillig an der Transformation Mitarbeitenden das Transformationsteam. Also nannten wir uns forthin Vorbereitungsteam.

Das Vorbereitungsteam erarbeitete zunächst das Thema der Transformation. Vorgeschlagen wird im OSA-Metaprozess die Abfassung des Themas in Form einer Frage. Als Methodik im Vorbereitungsteam habe ich die Idee verwendet, das Thema als fiktiven Twitter-Post (maximal 280 Zeichen) an die Teilorganisation zu formulieren. Das hat wunderbar funktioniert und zu einer sehr prägnanten Formulierung geführt.

Anschließend hat sich das Vorbereitungsteam stark damit beschäftigt, wie das Thema in der Organisation ins Gespräch kommen kann. Dazu hat es einen Flyer gestaltet (der in Kaffeeküchen und anderen Frequenzpunkten aufgelegt wurde), die E-Mail-Einladung an alle Mitarbeiterinnen für den Sponsor formuliert und eine Reihe von Visuals (Thema, Einladung, Agiles Manifest, Aufgaben des Vorbereitungsteam als Kanban-Board) deutlich sichtbar in den Gängen der Teilorganisation angebracht.

Die intensivste Arbeit des Vorbereitungsteams war es wohl, in persönlichen Gesprächen zumindest einmal jeden Mitarbeiter der Organisation zu erreichen. Das hat sehr gut geklappt und war wohl die beste Art, erste Fragen und Unsicherheiten auszuräumen.

Natürlich gab es auch diverse Ängste im Vorbereitungsteam: Was, wenn kaum jemand der ausgesprochenen Einladung zur Partizipation folgt? Was, wenn die Mitarbeiterinnen skeptisch reagieren und die Einladung zur Mitwirkung nicht ernst nehmen?

Das erste OSA Event findet statt

Anfang Juli 2019 hat das erste OSA Event stattgefunden.

Bereits einige Tage vor dem Event zeichnete sich eine freudige Überraschung ab: Von den 75 Mitarbeiterinnen der Organisation hatten etwa 60 die Einladung zur Teilnahme am Open Space 1 angenommen! Glücklicherweise hatten wir eine entsprechend großen, externen Veranstaltungsort gebucht, sodass wir mit der Vielzahl von Teilnehmern gut arbeiten konnten.

Open Space Agility: Veränderung partizipativ gestalten

Die beiden Tage haben mein Kollege Bernhard Ibertsberger und ich in unserer Rolle als Zeremonienmeister so designt:

  • Der erste Tag stand nach einem Check-In, der dem persönlichen Connect der Teilnehmerinnen untereinander und dem Thema gewidmet war, ganz im Zeichen eines klassischen Open Space. Alle Teilnehmer waren aufgerufen, Themen zu benennen, die sie mit Gleichgesinnten in Sessions diskutieren wollten. Wir haben uns bei der Moderation des Open Space Marketplace sehr zurückgehalten und lediglich die Prinzipien des Open Space vorgestellt. Danach haben wir den Raum verlassen und auf die Selbstorganisation durch die Teilnehmerinnen vertraut – eine sehr mächtige Intervention, wie wir später von vielen Teilnehmern gespiegelt bekommen haben. Um die Dokumentation der Ergebnisse aus den Open Space Sessions zu unterstützen, haben wir ein Session Template erarbeitet, das wir den Teilnehmerinnen als Option angeboten haben. Am Ende des Tages hatten 23 Sessions stattgefunden!
Open Space Agility: Template für Session Dokumentation
  • Der Vormittag des zweiten Tages war der Definition der Organisationsexperimente gewidmet: Am Vormittag haben sich die Teilnehmerinnen in einem weitgehend selbstorganisierten Prozess die Ergebnisse des Open Space geschnappt und daraus Experimente für die folgenden 100 Tage definiert bzw. präzisiert. Auch dazu haben wir als Hilfestellung ein Template zur Verfügung gestellt. Anschließend haben alle Teilnehmer die 14 definierten Experimente für die Evaluierung am Nachmittag priorisiert.
Open Space Agility: Template für Experiment-Definition
  • Am Nachmittag fand dann die Evaluierung der gefundenen Organisationsexperimente durch den Sponsor statt. Auf Anregung des Vorbereitungsteams war schnell klar, dass dies ein möglichst transparenter und partizipatorischer Prozess sein sollte, ohne dabei die Entscheidungsbefugnis des Sponsors einzuschränken, welche gefundenen Experimente tatsächlich an den Start gehen sollten. Entschieden haben wir uns für eine zeitlich getaktete Fishbowl. Im Innenkreis saßen fix der Sponsor und einer der Zeremonienmeister. Vier weitere Stühle waren frei, auf die zunächst Menschen eingeladen wurden, die an der Definition des Transformationsexperiments mitgewirkt hatten. Im Außenkreis waren alle übrigen Teilnehmerinnen des ersten Open Space Events. Abgehandelt wurden die Organisationsexerimente gemäß der vorgenommenen Priorisierung, für jedes Experiment standen 20 Minuten zur Verfügung. Am Ende der 20 Minuten sollte der Sponsor entscheiden, ob das Experiment wie definiert an den Start gehen kann oder nicht. Das hat sehr gut geklappt: Am Abend waren von den 14 definierten Experimenten 9 evaluiert und bereit an den Start zu gehen (die meisten unverändert, ein paar wenige mit Änderungen/Abstrichen/Präzisierungen).

100 Tage des Experimentierens

Aktuell (August 2019) befindet sich die Transformation gerade in den 100 Tagen des Experimentierens. Eine kürzlich stattgefundene Nachbetrachtung des Vorbereitungsteams zum Open Space 1 sowie zu den ersten Wochen des Experimentierens ist sehr positiv aufgefallen:

  • Es ist sehr gut gelungen, den Schwung und die Aufbruchstimmung aus dem Open Space 1 in die Phase des Experimentierens mitzunehmen. An allen Experimenten wird gearbeitet, der Fortschritt wird für alle transparent sowohl elektronisch (in einer Art Wiki) als auch physisch (auf einem großen Kanban-Board im Gang) dargestellt.
  • Es nistet sich bereits die Idee ein, dass dieser Prozess wohl nur der Anfang einer kontinuierlichen Weiterentwicklung der Organisation sein kann, und dass es weitere Durchläufe des Metaprozesses geben wird.

Wie geht es weiter?

Im Oktober 2019 wird das zweite Open Space Event stattfinden, in dem die Teilorganisation versuchen wird, gemeinsam aus den definierten und ausprobierten Organisationsexperimenten zu lernen. Ich bin schon sehr gespannt, was bis dahin noch alles passieren, und wie dieses Event dann ablaufen wird.

Mein Fazit bisher

Meine ersten Erfahrungen mit Open Space Agility sind – wie aus den obigen Ausführungen bereits zu entnehmen ist – sehr positiv. Im Folgenden möchte ich ein paar besondere Beobachtungen exemplarisch herausstreichen:

  • Es braucht einen Sponsor, der klar und unterstützend hinter der Idee einer partizipatorischen Transformation steht. Das hat sich am bisherigen Weg von Open Space Agility im beschriebenen Technologieunternehmen mehrmals als sehr hilfreich erwiesen. Unter anderem in der Bestärkung des Vorbereitungsteams, als sich einige Ängste zeigten, und am Beginn des Open Space 1, als der Sponsor sehr authentisch darstellte, was er mit dieser Art des Vorgehens bezwecken möchte, und er auf die Gestaltungskraft aller Teilnehmerinnen vertraut.
  • Die Energie, die sich im Laufe des Open Space 1 entwickelt hat, war unglaublich. Gab es zunächst noch eine eher abwartende Stimmung (Ist die Einladung zur Partizipation ernst gemeint? Was genau soll hier passieren? Wie intensiv soll ich mich einbringen?), wurde allen Teilnehmerinnen schnell klar, dass das Angebot zur Partizipation in Selbstorganisation ein ernstgemeintes ist. Zwei Tage war die vibrierende Energie durchgehend spürbar, es wurde leidenschaftlich und sehr offen gesprochen.
  • Die Menschen haben die zwei Tage des ersten Open Space Events auch stark dazu nutzen können, überhaupt mal intensiv miteinander ins Gespräch zu kommen, insbesondere mit Kolleginnen, mit denen sie nicht so oft zusammenarbeiten. Gesprochen wurde über ganz alltägliche Sorgen genauso wie über Grundsätzliches. Ein wunderschöner Kollateralnutzen!
  • Es wurden die Anliegen besprochen, die für die Mitarbeiterinnen (im Blickwinkel des leitenden Themas) aktuell die größte Bedeutung haben. Diese waren für das Vorbereitungsteam und den Sponsor einerseits überraschend (wie sich in der Nachbetrachtung herausgestellt hat), andererseits dann aber auch für alle sehr gut nachvollziehbar.

Und eine Frage, die gerade bei mir gärt

Eine Frage, die mich nach meinen ersten eigenen Erfahrungen mit Open Space Agility umtreibt ist die folgende:

Kann man den Meta-Prozess insofern generalisieren, als man an Stelle des Agilen Manifests andere, allgemeinere Prinzipien als Rahmensetzung für Organisationsexperimente wählt?

Einen ersten Versuch haben Silke Hermann und Niels Pfläging mit ihrem Buch Open Space Beta unternommen, in dem sie im Wesentlichen auf Open Space Agility aufsetzen, jedoch das agile Manifest durch die weiter gefassten Beta-Prinzipien ersetzen.

Ich könnte mir auch folgende weitere Alternativen sehr gut vorstellen: Die von dwarfs and Giants in ihrem Manifesto formulierten 5 next:land Prinzipien (Purpose Driven, Distributed Authority, Evolutionary Learning, Autonomy in Collaboration, Transparency).

Wie weit jedoch kann man diese Generalisierung vornehmen, ohne dass man dadurch jene Grundprinzipien verliert, die dem Metaprozess Open Space Agility seine Kraft verleihen?

Die Zukunft wird es weisen. Ich gehe davon aus, dass Open Space Agility gerade erst am Anfang steht und sich noch eine Vielzahl von (Weiter-)Entwicklungen zeigen wird.

Was sind Deine Gedanken zu dieser Frage oder zu Open Space Agility insgesamt? Ich freue mich auf Deinen Kommentar!

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