Eines der effektivsten Werkzeuge, um Klarheit in die Verteilung von Arbeit in ein Team zu bringen, ist unserer Erfahrung nach die saubere Definition von Rollen. Eine Rolle ist dabei eine Sammlung von Verantwortlichkeiten, also regelmäßig wiederkehrender Arbeiten. Eine wichtige Unterkategorie von Verantwortlichkeiten ist das Treffen von Entscheidungen. Die Delegation Matrix aus Management 3.0 lässt sich sehr gut dafür einsetzen, diese Form von Verantwortlichkeit klar zu formulieren, insbesondere bei Schnittstellen zu anderen Rollen. In diesem Artikel zeigen wir dir, was wir damit meinen.

Ein wenig Kontext zu Rolle und Delegation Matrix

Bevor wir dir zeigen, wie wir die Delegation Matrix in unseren Rollen-Workshops dazu einsetzen, möglichst gut formulierte Entscheidungs-Verantwortlichkeiten zu erhalten, geben wir dir ein paar erklärende Hinweise zu den Konzepten einer Rolle und der Delegation Matrix.

Wenn du dich darin bereits gut auskennst, kannst du diesen Abschnitt gerne überspringen.

Das Konzept der Rolle ganz kurz erklärt

Eine Rolle besteht aus drei Bestandteilen: Titel, Zweck und eine Reihe von Verantwortlichkeiten.

Der Titel einer Rolle soll eine einfach zu erinnernde Bezeichnung der Rolle sein. Sie darf ruhig witzig sein, sodass sich alle, die damit arbeiten, schnell etwas darunter vorstellen können.

Der Zweck der Rolle ist ein einprägsamer Satz, der angibt, warum es diese Rolle gibt. Hilfreich dafür können diese beiden Fragestellungen sein: Was würde der Welt abgehen, wenn es diese Rolle nicht gäbe? Und: Was ist der Zielzustand, auf den diese Rolle hinstrebt – und den sie vielleicht nie ganz erreichen wird? Formuliert ist der Zweck daher immer rund um ein Substantiv als Kern.

Eine Verantwortlichkeit ist eine wiederkehrende Tätigkeit, deren Durchführung sich die Umwelt einer Rolle von dieser regelmäßig erwarten darf. 

Eine Rolle ist also ein Bündel von Verantwortlichkeiten. Im Gegensatz zu anderen Konzepten, die wir zur strukturierten Darstellung einer Organisation kennen (wie z.B. die Begriffe Stelle oder Position) gibt es keine feste 1:1-Zuordnung zwischen einer solchen Rolle und einer innehabenden Person. Vielmehr sind Rollen feingranularer gedacht: Eine Person kann mehr als eine Rolle besetzen – möglicherweise in ganz unterschiedlichen Kontexten. Und eine Rolle kann von mehr als einer Person besetzt werden. Mathematisch gesprochen gibt es also ein n:m-Verhältnis von Rollen zu Personen. (Wenn dir das jetzt zu theoretisch ist, schau doch mal weiter unten in diesem Artikel auf das dort dargestellte Rollenmodell einer Segelcrew.)

Noch viel mehr zum Thema Rollen kannst du in unserem Artikel Ein Teamworkshop zur Verteilung der Rollen bringt Klarheit erfahren.

Die Delegation Matrix ganz kurz erklärt

Die Delegation Matrix ist ein Werkzeug um sichtbar zu machen, wer in einem Team zu unterschiedlichen Entscheidungsmaterien die Entscheidung trifft.

Meist wird sie für die Polarität Teamleiter:in – Teammitglieder angewendet. Wir haben sie jedoch auch schon für andere Polaritäten eingesetzt, beispielsweise für die Abgrenzung von Entscheidungen zwischen zwei Rollen in einem Team.

Im nachfolgenden Foto erkennst du die wesentlichen Bestandteile der Delegation Matrix:

Auf der horizontalen Achse siehst du die Delegation Levels. Das sind 7 unterschiedliche Arten, wie die Entscheidung im Zusammenspiel der Polarität auf der linken Seite (im Bild in rosarot die Rolle Skipper:in) und der Polarität auf der rechten Seite (im Bild in rosarot die Rolle Bordtechniker:in) zustande kommt. Der Grad der Mitwirkung verschiebt sich von links (Level 1) nach rechts (Level 7) immer mehr von Skipper:in zu Bordtechiker:in:

• Im Level 1 (Verkünden) trifft die Skipper:in die Entscheidung alleine und informiert die Bordtechniker:in lediglich über die getroffene Entscheidung.
• Im Level 2 (Argumentieren) trifft die Skipper:in immer noch die Entscheidung alleine, informiert die Bordtechnike:in jedoch über die Erwägungsgründe, die zur Entscheidung geführt haben (sie argumentiert, warum sie sich so entschieden hat).
• Im Level 3 (Befragen) hört dier Skipper:in, bevor sie die Entscheidung trifft, die Bordtechniker:in, um von ihr wichtige Informationen oder Ratschläge einzuholen, die die Qualität der getroffenen Entscheidung erhöhen soll.
• Im Level 4 (Einigen) treffen Skipper:in und Bordtechniker:in die Entscheidung im Einvernehmen.
• Im Level 5 (Beraten) trifft die Bordtechniker:in die Entscheidung, hört jedoch zuvor die Skipper:in um Informationen / Ratschläge von ihm einzuholen.
• Im Level 6 (Erkundigen) trifft die Bordtechniker:in die Entscheidung. Die Skipper:in wird sie danach fragen, was die Erwägungsgründe für die Entscheidung waren.
• Im Level 7 (Delegieren) ist die Entscheidung vollständig von der Skipper:in an die Bordtechniker:in delegiert. D.h. die Bordtechniker:in trifft die Entscheidung, die Skipper:in wird in der Regel nicht einmal nachfragen, wie es zu dieser Entscheidung kam.

Auf der vertikalen Achse werden die unterschiedlichen Entscheidungsmaterien gesammelt, die für die betrachtete Polarität (im Foto Skipper:in/Bordtechniker:in) Bedeutung haben. Du siehst sie im Foto in gelber Farbe dargestellt.

In grün siehst du im Bild die zwei wesentlichen Anwendungsgebiete für die Delegation Matrix: Du kannst damit den Status Quo transparent machen, also Klarheit darüber schaffen, wie es gerade ist. Oder du kannst ausgehend vom Status Quo verhandeln, wie es in Zukunft anders sein soll.

Für jede Entscheidungsmaterie wählen nun die beiden Polaritäten jenen Wert aus den Delegation Levels, die aus Ihrer Sicht den Status Quo (Anwendungsgebiet 1) bzw. die gewünschte Zukunft (Anwendungsgebiet 2) abbildet. Sind die gewählten Delegation Levels unterschiedlich, beginnt ein Gespräch der beiden Polaritäten über die Motivation für die gewählten Levels (und möglicherweise ein Annäherungsprozess).

Formulieren von Entscheidungs-Verantwortlichkeiten

Eine wichtige Kategorie von Verantwortlichkeiten einer Rolle ist das Treffen von Entscheidungen. Des Weiteren verwenden wir dafür den Begriff Entscheidungs-Verantwortlichkeit.

Das klare Ausformulieren einer Entscheidungs-Verantwortlichkeit ist dabei aus unserer Erfahrung gar nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheint. Denn es gibt einige Fragen zu betrachten, beispielsweise:

• Welche anderen Rollen sind die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen? Mit welchem Grad der Mitwirkung?
• Welche anderen Rollen sind über eine getroffene Entscheidung zu informieren? Reicht eine Information, oder sind auch die Erwägungsgründe mitzuteilen?

Hier kommen nun die Delegation Levels der Delegation Matrix als gutes Hilfsmittel ins Spiel. Sie helfen als eine Art Checkliste, wichtige Fragen wie die oben formulierten bei der Formulierung der Verantwortlichkeit mitzudenken.

Genau genommen reichen die Delegations-Levels 1-4. Die Delegations-Levels 5-7 können wir hier getrost außer Acht lassen, denn sie sind im Wesentlichen nur eine Spiegelung der Delegations-Levels 1-3, nur eben aus der Position der anderen Rolle.

Übungs-Kontext Segelboot

Ich gebe dir im folgenden Abschnitt ein praktisches Beispiel aus jenem Übungskontext, den wir in unseren Trainings sehr gerne verwenden, nämlich ein Team von Freizeitsegler:innen auf einem Segelboot. Zum besseren Verständnis bekommst du in diesem Abschnitt eine kurze Einführung in diesen Kontext.

Die Ausgangssituation

Ihr seid eine Gruppe von befreundeten Personen, die an die Adria gefahren sind, um dort eine Woche lang einen gemeinsamen Segeltörn zu machen.

Das Segeln ist ein wichtiger Teil eures Abenteuers, es geht jedoch auch darum, eine schöne, gemütliche Zeit an Board und bei Landgängen zu verbringen.

Ihr wart schon das eine oder andere Mal gemeinsam unterwegs und im Laufe der Zeit hat sich eine für euch sinnvolle Rollenverteilung herauskristallisiert.

Das Rollenmodell der Segelcrew

Dem nachfolgenden Foto kannst du das Rollenmodell entnehmen, das sich die Segelcrew im Laufe der Zeit erarbeitet und verfeinert hat.

In rot dargestellt erkennst du die Titel der sieben Rollen, die es an Board gibt.

Für jede Rolle ist in gelb der Zweck formuliert, also der Grund, warum es diese Rolle gibt.

In blau sind für jede Rolle spaltenweise die Verantwortlichkeiten dargestellt. So wird klar sichtbar, welche regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten sich die Umwelt von der Inhaber:in einer Rolle erwarten darf.

Schließlich siehst du auf diesem Foto auch die Verteilung der Rollen auf jene Menschen, die Teil der Segelcrew sind. Du erkennst vielleicht, dass es Rollen gibt, die von mehr als einer Person gefüllt werden und umgekehrt, dass es Personen gibt, die mehr als eine Rolle füllen. Spannend, aber eine andere Geschichte 😉

Beispiele zur Formulierung von Entscheidungs-Verantwortlichkeiten

In diesem Abschnitt geben wir dir konkrete Beispiele zur Formulierung von Entscheidungs-Verantwortlichkeiten, und zwar im oben beschriebenen Kontext einer Segelcrew. Wir orientieren uns bei den Beispielen an den Delegation Levels 1 bis 4 der Delegation Matrix.

Delegation Level 1: Verkünden

Umgemünzt auf eine Entscheidungs-Verantwortlichkeit bedeutet dieses Delegation Level, dass die Rollen-Inhaber:in die Entscheidung komplett alleine trifft.

Es ist lediglich zu überlegen, welche andere Rollen von der getroffenen Entscheidung aktiv informiert werden müssen (Information über die getroffene Entscheidung als Bringschuld der Entscheider:in), oder ob es reicht, dass sie anderen Rollen auf Nachfrage Auskunft gibt (Information als Holschuld der Betroffenen).

Im Kontext der Segelcrew wäre ein Beispiel für dieses Entscheidungs-Level die Festlegung notwendiger Segelmanöver durch die Skipper:in. (Ein Segelmanöver wäre beispielsweise ein notwendig gewordener Kurswechsel oder das Anlegen an einem Landungssteg.) Solche Entscheidungen müssen von der Skipper:in oft sehr kurzfristig getroffen werden (Gefahr im Verzug), und es bleibt da oft gar nicht die Zeit, die Gründe für die Entscheidung darzulegen.

Eine gute Formulierung der Entscheidungs-Verantwortlichkeit der Skipper:in unter Berücksichtigung des Delegation Levels 1 könnte für dieses Beispiel sein:

Legt notwendige Segelmanöver fest und informiert alle für die Durchführung des Segelmanövers benötigten Crewmitglieder.

Verallgemeinert könnte die folgende Sprachschablone für das Formulieren einer Entscheidungs-Verantwortlichkeit im Delegation Level 1 lauten:

Trifft Entscheidung im Kontext XY und informiert die Rolle A über die getroffene Entscheidung.

Soll hingegen die Information über die Entscheidung als Holschuld einer anderen Rolle festgelegt werden, könnte die Sprachschablone lauten:

Trifft Entscheidung im Kontext XY und gibt Rolle A auf Anfrage Auskunft über die  Entscheidung.

Delegation Level 2: Argumentieren

Umgemünzt auf eine Entscheidungs-Verantwortlichkeit besteht der Unterschied zum Level 1 darin, dass die Inhaber:in der Rolle verpflichtet wird, eine andere Rolle nicht nur über die getroffene Entscheidung zu informieren, sondern auch zu motivieren, warum sie die Entscheidung so und nicht anders getroffen hat – oder anders ausgedrückt, die Erwägungsgründe beim Treffen der Entscheidung anzuführen.

Im Kontext der Segelcrew wäre ein Beispiel für dieses Entscheidungs-Level die Festlegung der Reiseroute durch die Skipper:in. Es handelt sich dabei um die Reiseroute im Großen, also beispielsweise das Festlegen des Tageszieles einer Segeletappe. Hier ist das Team der Meinung, dass die Crew-Mitglieder ein Anrecht haben zu erfahren, wieso sich die Skipper:in so und nicht anders entschieden hat.

(Anmerkung: Hier könnte auch eingebracht werden, dass die Skipper:in diese Entscheidung nicht im Alleingang treffen sollte, sondern eine Reihe anderer Rollen hören sollte, wie beispielsweise die Landratte unter Einbeziehung potentieller Ausflugsziele oder die Köch:in unter der Berücksichtigung des Verpflegungsbedarfes. In diesem Beispiel soll jedoch nur das Verhältnis der Rollen Skipper:in und Crewmitglied betrachtet werden.)

Eine gute Formulierung der Entscheidungs-Verantwortlichkeit der Skipper:in unter Berücksichtigung des Delegation Levels 2 könnte für dieses Beispiel sein:

Legt die Reiseroute fest und informiert alle Crewmitglieder über die getroffenen Festlegungen und die Erwägungsgründe, die die Entscheidung beeinflusst haben.

Verallgemeinert könnte die folgende Sprachschablone für das Formulieren einer Entscheidungs-Verantwortlichkeit im Delegation Level 2 lauten:

Trifft Entscheidung im Kontext XY und informiert die Rolle A über die getroffene Entscheidung und die dafür maßgeblichen Erwägungsgründe.

Delegation Level 3: Befragen

Umgelegt auf eine Entscheidungs-Verantwortlichkeit bedeutet dieses Delegation Level, dass die Rolleninhaber:in vor dem Treffen der Entscheidung eine oder mehrere andere Rollen hören sollte, da sie möglicherweise wichtige Informationen beisteuern können, welche die Qualität der zu treffenden Entscheidungen verbessern. Es gilt also zu überlegen, welche Rollen solche Informationen oder Kenntnisse beisteuern könnten.

Wichtig erscheint uns folgender Hinweis, da es hier immer wieder zu Missverständnissen kommt: Das Hören einer anderen Rolle bedeutet, sich deren Sichtweisen / Informationen abzuholen, sich vielleicht sogar beraten zu lassen, danach die Entscheidung jedoch trotzdem eigenständig zu treffen.

Im Kontext der Segelcrew wäre ein Beispiel für dieses Entscheidungs-Level die Auswahl des Speiselokals für das Abendessen im Rahmen eines Landausfluges durch die Rolle Landratte, und zwar im Verhältnis zur Rolle Crewmitglied (die alle Menschen an Board innehaben). Es wird sinnvoll sein, dass die Landratte vielleicht zwei, drei Optionen aufzeigt und sich dazu die Meinungen der einzelnen Crewmitglieder einholt, bevor sie die Auswahlentscheidung für ein Lokal trifft, das möglichst vielen Präferenzen der Crewmitglieder entspricht.

Eine gute Formulierung der Entscheidungs-Verantwortlichkeit der Landratte unter Berücksichtigung des Delegation Levels 3 könnte für dieses Beispiel sein:

Trifft die Auswahl des Speiselokals im Rahmen eines Landausflugs unter voriger Hörung der Crewmitglieder.

Verallgemeinert könnte die folgende Sprachschablone für das Formulieren einer Entscheidungs-Verantwortlichkeit im Delegation Level 3 lauten:

Trifft Entscheidung im Kontext XY nach voriger Hörung der Rollen A und B.

Delegation Level 4: Einigen

Für unsere Betrachtung einer Entscheidungs-Verantwortlichkeit bedeutet dieses Delegation Level, dass die Rolle eine Entscheidung im Einvernehmen mit einer oder mehreren anderen Rollen zu treffen hat.

Meist wählen Teams diese Delegation Level, weil sie denken, dass eine zu treffende Entscheidung im Wirkungsbereich mehrerer Rollen zu Hause ist (starke Betroffenheit mehrerer Rollen) und sich die Entscheidungs-Verantwortlichkeit nicht klar einer einzelnen Rolle zuordnen lässt.

Wir empfehlen, dieses Level nur sehr sparsam einzusetzen. Es geht beim Arbeiten mit Rollen ja genau darum, die Letztverantwortung klar einer einzelnen Rolle zuzuordnen. Oft hilft hier unser Hinweis: “Ihr könnt es ja mal mit dem Delegation Level 3 und der klaren Zuordnung der Letztverantwortlichkeit zu einer einzelnen Rolle probieren, sollte es nicht klappen, könnt ihr ja später immer noch zum Delegation Level 4 wechseln.”

Die Anwendung des Delegation Levels 4 sagt im Übrigen noch nichts darüber aus, nach welchem Verfahren die Einigung zwischen mehreren Rollen herbeigeführt werden soll. Wir empfehlen dazu in der Regel das Konsent-Verfahren (eine kurze Erklärung dazu findest du im Abschnitt “Schritt 3” unseres Artikels zur partizipativen Wahl eines Projektteams).

Im Kontext der Segelcrew wäre ein Beispiel für dieses Entscheidungs-Level die Entscheidung, ob/wann eine Marina für die Durchführung von Wartungsarbeiten am Boot angelaufen wird, und zwar unter Betrachtung der Rollen Skipper:in und Bordtechniker:in. Die Bordtechniker:in ist jene Rolle, die fachlich die besten Informationen und Kenntnisse für das Treffen der Entscheidung hat. Die Skipper:in weiß eine Vielzahl anderer Informationen beizusteuern, die für die Festlegung der nächsten Reiseziele von Bedeutung sind, beispielsweise Gefahren aus der aktuellen Wetterlage für eine bestimmte Route.

Aus diesem Grund hat sich die Segelcrew dazu entschlossen, die Entscheidungs-Verantwortlichkeit in die Rolle Skipper:in zu geben, allerdings auf dem Delegation Level 4 in Bezug auf die Rolle Bordtechniker:in. Eine gute Formulierung könnte für dieses Beispiel sein:

Trifft die Entscheidung im Einvernehmen mit der Rolle Bordtechniker:in, ob/wann eine Marina für Wartungsarbeiten am Boot anzulaufen ist.

Anmerkung: Das könnte natürlich auch anders modelliert werden, z.B. die Entscheidung bei der Skipper:in auf dem Delegation Level 3 unter Hörung der Bordtechniker:in – unsere Segelcrew hat sich aber für diese Modellierung entschieden.

Verallgemeinert könnte die folgende Sprachschablone für das Formulieren einer Entscheidungs-Verantwortlichkeit im Delegation Level 4 lauten:

Trifft Entscheidung im Kontext XY im Einvernehmen mit der Rolle A.

Fazit

Die Delegation Levels der Delegation Matrix sorgen – angewendet als eine Art Checkliste – für eine detaillierte Auseinandersetzung, wie eine Entscheidung von einer Rolle getroffen werden soll. Beispielsweise erfordern sie Antworten auf diese Fragen:

• Welche anderen Rollen sollen vorher gehört werden?
• Welche Rollen sind von der getroffenen Entscheidung bzw. auch über die Erwägungsgründe dazu zu informieren?
• Ist die Information über die getroffene Entscheidung eine Bring- oder Holschuld?

Damit steigt zumeist die Klarheit der Formulierung einer Verantwortlichkeit, zu einem Thema regelmäßig Entscheidungen zu treffen. Solche Entscheidungs-Verantwortlichkeiten können präventiv Spannungen in einem Team zu verhindern, deren Ursache in unklarer Rollenabgrenzung liegt.

Aus diesem Grund arbeiten wir mit einem Team oder einem Kreis, das seine Arbeit in Rollen abbildet, beim Ausdetaillieren von Entscheidungs-Verantwortlichkeiten sehr gerne mit den Delegation Levels aus dem Modell der Delegation Matrix von Management 3.0.