Aufgabenstellung – Wozu ein neuer Canvas?
In vielen meiner Projekte komme ich mit anderen Agile Coaches (Scrum Mastern, Team Coaches, you name it…) in Kontakt. Manchmal bin ich operativer Teil der Gruppe, manchmal bin ich Coach (oder Supervisor) der Coaches, der für Reflexion und Weiterentwicklung sorgt.
Viele dieser Konstellationen haben das Thema, dass der Zusammenhalt in der Gruppe nicht besonders hoch ist, und es sich gefühlt um eine Gruppe von Einzelkämpferinnen handelt. Die gemeinsamen Treffen werden oft als zäh beschrieben und fallen öfters als es sein soll anderen Prioritäten zum Opfer. Immer wieder sind die operativen Agenden innerhalb der Firma, zum Beispiel das Betreuen des eigenen Teams, wichtiger.
Also habe ich nach einem Weg gesucht, in strukturierter Form, die Transparenz innerhalb solcher Gruppen zu erhöhen und Reflexionsprozesse anzustoßen – außerhalb der spärlichen gemeinsamen Zeit: Wer macht gerade was? Was ist das Ziel?
In gemeinsamen Peer-Coachingsessions wird auf die derzeitigen Schwerpunkte der aktuellen Arbeitsaufträge (Engagements) geschaut. Dabei werden für eine Session lang die Coaches zu Kunden (Coachees) und beraten sich gegenseitig. Der Canvas hilft dabei, den Prozess zu halten. Das Ergebnis ist es, die derzeitigen Engagements der Mitglieder für einander sichtbar zu machen und nächste Schritte zu definieren.
Der Canvas im Detail
Der Canvas ist grob in drei Teile gegliedert: Titel, Purpose und Fragenteil.
Der Titel gibt dem Auftrag einen Namen. Das Datum suggeriert gleichzeitig, dass es sich um eine Momentaufnahme handelt, die sich jederzeit wieder ändern wird.
Das Feld Purpose beinhaltet die Frage: „Beschreibe deinen Auftrag in einem Satz.“. Diese Frage dient als Einleitung für den anschließenden Arbeitsteil. Die Reduktion auf einen Satz lädt dazu ein, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Was ist der Kern? Worum geht es in meinem Auftrag wirklich?. Diese Fragen sollen den Blick schärfen und zur Reduktion ermutigen.
Der Fragenteil
Der Fragenteil besteht aus 9 Feldern mit dazugehörigen Fragen. Diese Fragen sollten von oben nach unten und dann von links nach rechts beantwortet werden.
Die Kundensicht
Agile Coaches arbeiten typischerweise in einem Dreiecksverhältnis: mit den Teams, die sie betreuen, und der Organisation, in die die Teams eingebettet sind. Diese beiden Sichten sind von ihrer Natur her nicht identisch. Daher lohnt es sich, diese beiden Perspektiven getrennt zu betrachten.
Wenn ich im weiteren Verlauf von „Kunden“ spreche, meine ich sowohl Team und Organisation. Sollte die Differenz dabei zu groß werden, ergibt sich daraus womöglich ein weiterer, neuer Auftrag, der diese Diskrepanzen klärt.
Beantworte die beiden folgenden Fragen hypothetisch: Was hast du bei der Auftragsklärung gehört? Wenn du sie jetzt fragen würdest, was würden sie antworten?
Die Sicht des Teams
Den agilen Prinzipien entsprechend beginnen wir mit der Sicht des Kunden. Dazu gehört typischerweise jenes Team, das vom Coach (oder ScrumMaster, oder People Lead, oder…) betreut wird.
Was soll sich für das Team ändern? Was soll besser werden? Welches Hindernis sollte aus dem Weg geräumt werden? Was soll durch das Engagement jetzt erreicht werden? Was ist dein Beitrag als Agile Coach? In welcher Form wirst du dich als Agile Coach abkömmlicher machen und dem Team zu weiterer Selbständigkeit verhelfen?
Die Sicht der Organisation
Wenn im obigen Feld aus der Perspektive des Teams beantwortet wurde, wird in diesem Feld aus der Sichtweise des Geistes der Gesamtorganisation gesprochen. Was würde die CEO antworten:
Die oben beschriebenen Veränderungsziele für das Team sind kein Selbstzweck, was sind die Ziele des Teams in Bezug auf die Gesamtorganisation? Was soll von dem Team erreicht werden? Wie passend sind die oben formulierten Veränderungsziele für das Team, um dem Organisationsziel näherzukommen?
Die Skalenfrage – bereits Funktionierendes
Irgendetwas funktioniert immer. Nichts ist immer ganz schlecht.
Die Frage, wie weit die Kundenziele schon erreicht sind lädt ein darüber nachzudenken, welche Ressourcen und Potentiale bereits im Team (und in der Organisation) angelegt sind. Was funktioniert in diesem Team besonders gut? Worauf kann aufgebaut werden?
Ich habe an dieser Stelle auf eine Qualitative Aufzählung im Canvas verzichtet. Der Nachdenkprozess sollte reichen um auf die nachfolgenden Fragen besser vorbereitet zu sein.
Die Sicht des Coaches
Die nächsten beiden Felder beschäftigen sich mit der Perspektive des Coaches aus seiner Expertenhaltung heraus.
Ziele des Engagement
Der Coach, als Experte, blickt auf das Team: Was soll sich jetzt für das Team ändern? Was sind deine dahinter liegenden Hypothesen zu dem, was das Team und die Organisation in den vorigen Fragen gesagt hätten? Worauf möchtest du jetzt deinen Fokus legen?
Ich betrachte dieses Feld als das Herzstück des Canvas und möchte dazu einladen, an dieser Stelle gemeinsam mit Kolleginnen an diesem Hypothesenbilden zu verweilen.
Die 10 agilen Prinzipien sind für mich immer wieder ein Fundus an Inspiration für dieses Feld. Ich gehe die Prinzipien wie eine Checkliste durch und überlege mir, in welchem Prinzip würde ein Boost den größten Unterschied erzeugen?
Maßnahmen
Abgeleitet von den obigen Zielen ergeben sich die Maßnahmen. Was ist jetzt zu tun, um einen Unterschied zu erzeugen? Was ist der nächste Schritt?
Auch dieses Feld ist eine Einladung zum lustvollen Dialog, Brainstorming und Erfahrungsaustausch mit Kolleginnen.
Die Umgebung
ScrumMaster, oder Agile Coach, oder … ist ein kommunikativer Job. Dabei kann man auch ganz schön den Überblick verlieren oder in gewohnten Bahnen immer mit den selben Personen im Kontakt sein. Die nächsten beiden Felder sind dafür da, um einmal auf das Radar zu blicken, mit wem noch Kontakt aufgenommen werden sollte, um den Auftrag zu unterstützen.
Betroffene
Wer wird die Auswirkungen der Maßnahmen als erste spüren? Werden diese Personen erfreut sein oder doch eher irritiert?
Benötigt es im Vorfeld Kommunikation, um etwaige Widerstände zu minimieren?
Influencer
Wer ist nicht direkt von den Maßnahmen betroffen, kann aber positiven Einfluss ausüben? Was braucht es für Marketingmaßnahmen als Begleitmaßnahme für die nächsten Schritte?
Anwendung des Engagement Canvas
Selbst-Coaching
Wenn keine Kollegin oder Supervision zur Verfügung steht, sollen die Fragen helfen, die vielen Perspektivenwechsel zu vollziehen und aus gewohnten Bahnen auszubrechen. Vor allem die Verschriftlichung ist hilfreich, um die Denkmuster zu entschleunigen und so neue Ideen zu entdecken.
Supervision/Coaching der Coaches
Agile Coaching ist eine komplexe Aufgabe, bei der individuelle Aspekte, Team-Aspekte, betriebswirtschaftliche Aspekte und oft Firmenpolitik in Betracht gezogen werden müssen. Die Beratung von Coaches erzeugt ein weiteres Beratungssystem und fügt dem Ganzen somit eine weitere Komplexitätsebene hinzu. Der Canvas kann dabei helfen einen stützende Struktur in den Prozess einzubauen und nicht so leicht den Überblick zu verlieren.
Peer Coaching
Der Anwendungsfall, zu dem ich am meisten ermutigen möchte, ist die wechselseitige Beratung Agile-Coach-Kolleginnen.
Ein möglicher Prozess könnte sein:
1. Individuelles Vorbereiten
Jede Teilnehmerin füllt für sich den EC aus. Bei den Feldern Coachingziele und Coachingmaßnahmen kann weniger Energie verwendet werden, da diese ja dann in der folgenden Gruppenphase vertieft werden.
2. Vertiefen in Gruppen
Die Teilnehmenden finden sich in Paaren oder Trios und stellen einander ihre Ergebnisse vor. Die Zuhörenden stellen vertiefende Fragen und reichern die Hypothesenbildung mit ihren Ideen an. Die Coachingmaßnahmen können hier gemeinsam erarbeitet werden.
3. Reflektieren im Plenum
Zum Abschluss werden im Plenum, also im Team der Coaches, die Ergebnisse vorgestellt und der Prozess gemeinsam reflektiert.
Meiner Erfahrung nach steigert eine regelmäßige Durchführung dieses Prozesses die Transparenz innerhalb der Gruppe enorm. Die Teammitglieder lernen sich auf der Arbeitsebene besser kennen und dadurch steigt das Kooperationspotenzial und die Möglichkeit, sich einander bei Projekten zu unterstützen – das stärkt die Resilienz der Gruppe.
Bisherige Erfahrungen
Ich verwende die Fragenstruktur des Canvas mittlerweile gerne im Selbstcoaching zur regelmäßigen Standortbestimmung in meinen Projekten. Im Folgenden möchte ich noch einige Beobachtungen und Erfahrungen aus meinen Projekten skizzieren.
Besonders neue Konstellationen profitieren meiner Beobachtung nach sehr von der Beschäftigung mit der eigenen Arbeit. Wenn ein Team von Coaches neu geformt wird und die Teilnehmenden unterschiedliche Vergangenheiten in verschiedenen Bereichen der Firma haben, unterstützt der Canvas dabei, eine gemeinsame Arbeitskultur auszubilden. Das Sprechen darüber, wer was für wichtig erachtet und in seinen Coachings worauf den Fokus legen möchte, fördert den Teamfindungsprozess. Die Mitglieder lernen einander kennen und werden ermutigt, sich gegenseitig in ihren Aufträgen zu unterstützen.
Einer Gruppe ist es nach einigen Sessions gelungen, die verschiedenen Einzelteile in ein größeres Bild zu setzen. Das hat sich unter anderem dadurch manifestiert, dass die Coaches spontan einen übergeordneten Canvas erarbeitet haben und daraus einen Backlog für die nötigen gemeinsamen Interventionen erstellt haben. Teamspirit wurde spürbar.
Besonders freut es mich, wenn durch die Sessions mit den Fragen des Canvas neue Arbeitsbeziehungen geknüpft werden. Oft werden wahre Schätze an Expertinnentum entdeckt, und die Kollegin mit dem nötigen Abstand zum eigenen Auftrag hat die zündende Idee, was es jetzt braucht. Wenn dann auch noch bei der Umsetzung Paare gebildet werden weiß ich, dass die Resilienz der Organisation gerade einen besonderen Boost erhält.
In einem Fall gab es, nachdem ich den Canvas vorgestellt hatte, auch Irritation innerhalb der Gruppe der betroffenen Coaches. Der Canvas wurde von einigen als Tool zur weiteren Überwachung wahrgenommen, was zu Widerständen und Ressentiments führte. Was für uns eine Erinnerung sein sollte, dass das Thema Transparenz ein sehr sensibles ist, welches leicht Unsicherheiten hervorrufen kann.
Kritisch bei der Verwendung des Canvas ist der Faktor Zeit. Das Bearbeiten der Fragen in der Gruppe braucht Zeit, und das ist sehr oft Mangelware. Drei bis vier Stunden alle paar Monate sollten aber schon Nutzen bringen.
Fazit
Ich glaube die Verwendung dieser Fragenstruktur für das Coaching von Coaches ist nur die Spitze des Eisberges. Schließlich handelt es sich dabei um lösungsfokussierte Fragen, und denen ist es bekanntlich egal, welchem Problem sie gerade liebevoll unter die Arme greifen. Ich denke, dass der Canvas also nicht nur ein Tool für Agile Coaches sein kann, sondern auch für Projektleiter, Key-Account-Managerinnen, People Leads, Manager,… Dazu habe ich allerdings noch keine Erfahrungen aus dem Feld.
Ich bin gespannt, ob ich euch ein wenig neugierig machen konnte, mit der Fragestruktur zu experimentieren, und ob ihr es in euren Team einmal ausprobieren wollt. Welche weiteren Anwendungen und Verwendungen fallen euch noch ein?
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