Warst du schon einmal in einem Meeting und hast dich gefragt, wozu ist diese Meeting da? Warum du dabei bist? Was nach dem Meeting anders sein soll?

Wie ist das mit den Meetings, die du selbst leitest? Fällt es dir leicht allen Teilnehmer:innen Klarheit zu verschaffen, was das Meeting für einen Zweck hat? Ist es dir selbst ganz klar?

Wenn du Workshops für eine Kund:in, deine:n Vorgesetze:n oder andere Stakeholder:innen planst: Wie stellst du sicher, dass alle die gleiche Erwartung an das Ergebnis des Workshops haben?

Ein PO3 ist eine wunderbare Hilfe bei der Vorbereitung von Meetings und Workshops. Es hilft, Klarheit darüber zu gewinnen, warum es eine bestimmte Besprechung überhaupt geben soll (Zweck/Purpose), was in der Besprechung erreicht wollen soll (Ziele/Objectives), welche konkret anfassbaren Ergebnisse nach dem Meeting vorliegen sollen (Ergebnisse/Output) und was die beabsichtigte Gesamtwirkung des Meetings sein soll (Auswirkungen/Outcome).

Der PO3

Der PO3 besteht aus vier Fragestellungen, die üblicherweise in vier Feldern verortet sind. Lasst uns die Fragen im einzelnen genauer anschauen:

Purpose (der Zweck)

Warum gibt es den Impuls, diesen Workshop abzuhalten, oder zu diesem Meeting einzuladen? Der Purpose ist meistens ein zwei Sätze. Ich betrachte ihn als das Ansatzkorn für alles weitere.

Outcome (Auswirkung)

Wozu ist dieses Meeting gut? Da kein Workshop/Meeting Selbstzweck sein sollte, stelle ich als erstes die Frage: “Welche Veränderung willst du nach dem Meeting beobachten?”. Der Outcome ist der lösungsfokussierte Bruder des Purpose: er beschreibt die beste Hoffnung auf die positiven Auswirkungen der Besprechung. Welchen Effekt erwarten wir uns unmittelbar nach dem Meeting – was wird nach längerer Zeit sichtbar?

Wenn ich den PO3 gemeinsam mit Kund:innen erarbeite verwende ich ausreichend Zeit in diesem Feld, sodass im Kund:innensystem wirklich Klarheit und Einigkeit besteht, was wir mit dem Workshop erreichen wollen.

Outcome sind auch weniger konkrete Dinge, wie Klarheit, Fokus, an die Oberfläche gebrachte Missverständnisse, oder, oder …

Objectives (Ziele)

Was wollen wir in der Besprechung erreichen? Objectives sind der Weg, den wir gehen wollen, um den gewünschten Outcome zu erreichen. Oder kürzer gedacht: die Besprechungsziele: all die Dinge, die während der Besprechung abgehakt werden können.

Somit sind die Objectives schon sehr nahe an der Agenda oder dem Workshopdesign. Die Formulierung der Objectives erzeugt schon Bilder in den Köpfen, wie der Workshop ablaufen wird. Es darf hier schon klar werden, wer für welchen Teil des Meetings in die Verantwortung gehen wird.

Output (Ergebnisse)

Was ist nach dem Meeting sichtbar? Ich stelle hier gerne die Frage: ”Woran würde eine unbeteiligte Person bemerken, dass das Meeting wirklich stattgefunden hat?”. Führt eine:r Protokoll? Reichen eine Flipchart oder Klebezettel am Fenster? Werden alle Teilnehmer:innen gemeinsam etwas erarbeiten?

Wenn die Objectives schon Bilder erzeugt haben, wird es mit dem Output noch einmal ganz konkret. Ähnlich den Akzeptanzkriterien bei User:innen-Stories, werden mit dem Output noch messbare Kriterien bezüglich der Ergebnissicherung des Meetings abgeklärt.

Meetings mit Sinn planen

Beim Erstellen des PO3 gehe ich in genau dieser Reihenfolge vor: Purpose, Outcome, Objectives, Output, und iteriere zwei bis dreimal über den Canvas. Wobei ich beim ersten Durchlauf nicht viel Zeit in den einzelnen Feldern verwende. Vor allem beim Purpose reicht vorerst ein Wort oder ein schneller Satz – das wird später genauer.

Wenn ich mit anderen Personen (Kund:innen, Kolleg:innen) eine Besprechung oder Workshop plane, verwende ich zu Beginn der Planung reflexartig den PO3. Schon 10 Minuten gemeinsam über Ziele und Auswirkungen des Meetings zu sprechen, erleichtert die weitere Planung enorm.

Und wenn der PO3 dann schon da ist, warum nicht gleich in der Meetingeinladung den Teilnehmer:innen verfügbar machen?

Den im Bild unten abgebildeten PO3-Canvas zum Ausdrucken findest du hier auf Deutsch bzw. Englisch.

Ein Beispiel

Zum Abschluss möchte ich noch ein Realbeispiel zur Verfügung stellen. Der folgende PO3 beschreibt ein Regelmeeting für ein Team, dessen Teilnehmer:innen relativ unabhängig voneinander an einem Projekt arbeiten. Das beschriebene Meeting dient als Synchronisationspunkt für die sonst recht lose agierenden Projektmitarbeiter:innen und bietet auch der Projektleiterin einen niederschwelligen Einblick.

PO3 für Meeting “Iterationswechsel”