Flight Levels – Der Auftakt zur Serie

Einführung

In einem meiner vorherigen Blogartikel habe ich über fünf Schlüsselprozesse geschrieben, die die gelingende Selbstorganisation unterstützen. Einer dieser Prozesse ist das „Sichtbar machen und Bereitstellen von Informationen“. Interessanterweise bekomme ich hierzu die meisten Fragen, speziell, wie das in der Praxis aussieht: Was bedeutet es wirklich, Informationen sichtbar zu machen?

Dieser Prozess ist unglaublich vielseitig. Es gibt unzählige Datentypen, die es wert sind, transparent gemacht zu werden, und Arten der Umsetzung.

Ein aus meiner Erfahrung wirksames Konzept sind die Flight Levels! Deshalb starte ich heute eine Blogserie, in der ich dir von den Abenteuern unserer Kund:innen, als wir gemeinsam das Konzept der Flight Levels in ihren Organisationen einführten und damit eine Menge verändern konnten

Wie ich in Trainings manchmal sage:

Es gibt zwei Hauptaufgaben von Management: Verantwortlichkeiten sichtbar machen und Arbeit sichtbar machen.

Verantwortlichkeiten zu klären bedeutet zu verhandeln “wer macht was?”, schon bevor die Arbeit überhaupt ansteht – zum Beispiel durch Rollenmodelle. Arbeit sichtbar zu machen bedeutet hingegen, jederzeit den aktuellen Status eines Projekts im Blick zu haben, um gut priorisieren zu können.

Hier kommen die Flight Levels ins Spiel, ein Konzept, das von Klaus Leopold dokumentiert wurde, und das uns dabei hilft, die gesamte Wertschöpfungskette übersichtlich und steuerbar zu gestalten. Im ersten Teil dieser Serie möchte ich euch in aller Kürze den Ansatz vorstellen.

Flight Levels: eine kurze Einführung

Die Flight Levels sind eine systematische Methode, um Organisationen auf verschiedenen Ebenen zu steuern und Arbeit sichtbar zu machen.

Die wichtigsten Aspekte eines Flight Level Systems, so wie ich sie sehe sind:

1. Ein klares Optimierungsziel: Die Darstellung der Wertschöpfungskette hängt stark davon ab, welches Ziel du verfolgst.
2. Kaskaden von Kanban-Boards: Diese zeigen in verschiedenen Zoomlevel Ausschnitte der Organisation.
3. Definierte Arbeitsklassen (Flight Items): Diese legen fest, welche Art von Arbeit auf welchem Board dargestellt wird.
4. Flight Routes: Dies sind die Wege, die die Flight Items durch das System nehmen. Es macht eben einen Unterschied, ob eine Aufgabe durch eine Kundenanforderung, einen Bug oder eine Innovation ausgelöst wurde.
5. Kommunikation (Agile Interaktionen): Diese Meetings und Komunikationen finden regelmäßig an den Boards statt und ermöglichen, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind und bestmögliche Entscheidungen getroffen werden.

Das Ziel dieser Struktur ist es, die gesamte „Ladung“ des Systems (der Firma) transparent zu machen, damit wir strategische Entscheidungen auf einer fundierten Basis treffen können.

Warum Flight Levels?

Es gibt eine Vielzahl an Gründen, die eigene Organisation transparenter zu machen und dafür auch Energie aufzuwenden.Hier beschreibe ich zwei Aspekte, die aus meiner Erfahrung durch eine durchgängige Transparenz verbessert werden können.

Von Team Level Agilität zu Business Agilität

In einem unserer Projekte hatten wir (während einer Systemischen Schleife), gemeinsam mit den Kund:innen, folgende Schlüsselhypothese:

Kann es sein, dass es zwei Grundprobleme in der Umsetzung der firmeninternen Strategie gibt?

• Der „Zeitliche Strömungsabriss“
  Am Ende des Jahres weiß oft niemand mehr genau, was zu Jahresbeginn als Strategie festgelegt wurde. Jede:r kämpft plötzlich darum, seine Lieblingsprojekte noch irgendwie in den Strategieplan zu bringen.

• Der „Hierarchische Strömungsabriss“
  Die Strategie wird zwar von den Führungskräften erstellt und verstanden, doch auf dem Weg von der Vorstandsebene bis hinunter zu den Schreibtischen geht ein Großteil dieser Information verloren.

Dank der kaskadierten Boardsysteme und dem Lückenschluss durch die Flight Routes wird jedes Mal wieder sichtbar gemacht, ob und wie jede Arbeitseinheit zur Strategie beiträgt.

Von der Effizienz zu Time-to-Market

Bei der Wissensarbeit verbringt Arbeit erstaunlich viel Zeit im Wartezustand: Es wird auf Entscheidungen gewartet, auf Beiträge anderer Teams oder schlicht darauf, bis die einzige Kollegin, die das kann, vom Urlaub zurückkehrt. Es gibt eine Faustregel, die sagt, dass etwa 90 % der Zeit der gesamten begonnenen Arbeit in einem Wartezustand verbringt. Der eigentliche „Arbeitsprozess“ macht nur rund 10 % aus.

Was macht es also für einen Sinn, die Effizienz der Teams zu optimieren, wenn wir dadurch lediglich die 10 % der Aktivzeit optimieren. Flight Levels zielt darauf ab, die Wartezeiten im gesamten System zu verkürzen und somit die Durchlaufzeit zu senken. Das Ergebnis? Ein stabileres und vorhersehbares System.

Die drei Flugebenen der Flight Levels

Jedes Flight Level System ist in drei Ebenen gegliedert, die jeweils eine spezielle Funktion haben:

1. Operative Ebene (Level 1)
   Diese Ebene repräsentiert die Teams und ihre tägliche operative Arbeit. Hier geht es darum, was gerade in Arbeit ist, welche Person woran arbeitet und was als nächstes ansteht. Der Zeitrahmen reicht hier von Stunden bis zu wenigen Tagen.
2. Koordinative Ebene (Level 2)
   Auf dieser Ebene arbeiten Teams zusammen, um ein Endprodukt zu erstellen. Vertreterinnen der Teams koordinieren hier die nächsten Schritte, damit alles reibungslos läuft. Der Zeitrahmen liegt hier bei Tage bis Wochen.
3. Strategische Ebene (Level 3)
   Die höchste Ebene befasst sich mit der langfristigen Unternehmensstrategie. Hier wird festgelegt, was getan werden muss, um die großen Ziele zu erreichen. Der Zeitrahmen liegt hier bei Monaten und Quartalen.

Was wir bei unseren Kunden erreicht haben

Beim Etablieren von Flight Levels in Organisationen hat jedes Projekt seine eigene Dynamik und fühlt sich anders an. Dennoch haben wir im Laufe der Zeit einen Ansatz entwickelt, der sich als robust und wiederholbar erwiesen hat. Wir haben uns eine Schrittfolge erarbeitet, die zu unserem Beratungsansatz passt und sich schon mehrmals in der Praxis bewährt hat.

In den kommenden Artikeln dieser Serie werde ich tiefer in die Abenteuer eintauchen, die wir bei der Einführung von Flight Level 2 Systemen bei unseren Kunden erlebt haben. Ich werde über die Workshops berichten, die wir abgehalten haben, über die Entscheidungen, die wir trafen, und die Herausforderungen, die wir gemeistert haben.

Fazit

Flight Levels bringen Transparenz in komplexe Organisationen und zeigen weiße Flecken auf der Unternehmenslandkarte auf. Sie helfen auch dabei, die Ausrichtung entlang der Strategie zu fördern statt operativer Hektik. Die erlebten Abenteuer und Learnings werde ich euch dann in den weiteren Folgen berichten.

Mein Tipp: Schau dir an, wie Flight Levels deinem Unternehmen helfen können, effektiver zu werden – und damit meine ich nicht, schnelleres Arbeiten, sondern darum, die richtigen Dinge sichtbar zu machen und in den Mittelpunkt zu rücken.